Organize-se: controle seus impostos

Independentemente de você arquivar seus impostos ou pagar um contador para obter ajuda profissional, a melhor coisa que você pode fazer para facilitar o processo - e garantir que você não perca dinheiro ou incentivos fiscais - é organizar seus documentos fiscais. Mas como você faz isso?

Como muitas tarefas de organização, organizar seus impostos é mais um hábito que você deve viver o ano todo, em vez de um único trabalho de limpeza. Como você verá, é um jogo de avançar e retroceder.

Comece Avançando

Embora o prazo para apresentação de imposto de renda nos EUA seja 15 de abril, você realmente deve começar a organizar seus impostos em 1º de janeiro - para o próximo ano. Comece desenvolvendo novos hábitos para salvar formulários de doações, recibos de despesas elegíveis e outros documentos para o ano atual. Em outras palavras, comece a organizar seus recibos de 2014 que você arquivará em 2015.

Em muitos projetos organizacionais, é fácil direcionar sua atenção para o backlog, mas geralmente é mais benéfico criar um sistema melhor no futuro. A data de apresentação do próximo ano estará aqui antes que você perceba.

Já iniciei uma pasta chamada "Impostos 2014". Assim que tiver um documento que pertença a essa pasta, como um recibo enviado por e-mail de uma doação on-line, eu o colocarei imediatamente. Se eu tiver um documento em papel, vou deixá-lo em uma pasta em cima do meu scanner até o fim de semana, quando tiver a chance de digitalizá-lo e adicioná-lo também à pasta virtual.

Colocar esses documentos no lugar rapidamente, conforme você os coleta, é realmente a chave para facilitar seus impostos mais tarde. (Para obter mais práticas recomendadas para gerenciar as pastas do computador, consulte Organize-se: use pastas para organizar a área de trabalho.)

Você deve guardar originais em papel?

Digamos que você digitalize seus documentos fiscais em papel. Você também deve guardar os originais?

"Quando as pessoas digitalizam o papel, às vezes se sentem compelidas a guardar os originais, mas no que diz respeito à Receita Federal e ao governo, cópias digitais de recibos e documentos são aceitáveis", de acordo com Chris Barbier. Barbier é vice-presidente de gerenciamento de produtos da The Neat Company, que fabrica os produtos de scanner de mesa Neat, como o scanner de documentos NeatConnect e a solução de armazenamento online NeatCloud. Ele também foi CPA por vários anos. Uma das áreas de especialização da Neat é detectar e etiquetar automaticamente certos tipos de documentos fiscais quando você os digitaliza.

Organize por categoria de ano, mês e finalmente imposto

Para todos os seus documentos, tanto em papel quanto em formato digital, rotule suas pastas de acordo com o ano fiscal - não o ano em que você arquiva esses formulários.

Barbier recomenda a seguinte hierarquia para rotular e organizar mais:

• Ano
• Mês ou data
• Categoria de imposto (ou seja, onde o documento será exibido nos seus impostos).

Se você pagar um contador para preparar seus impostos, diz Barbier, esse método de categorização poderá economizar dinheiro, porque você já organizou todos os documentos para ele e, portanto, o horário faturável será menor. "Você não quer pagar ao contador para organizar uma caixa de documentos", diz ele.

Olhe para trás

Quando chega a hora de registrar seus impostos, a maioria das pessoas começa olhando para o arquivamento do ano anterior (a menos que tenha sido mal, é claro). A menos que você ou sua empresa tenham sofrido uma grande mudança de status (como comprar uma casa ou se casar), as deduções e formulários que você arquivar este ano provavelmente serão semelhantes ou iguais aos do ano anterior. Use esses formulários antigos como orientação, como uma lista de verificação, para garantir que você não esteja perdendo nada.

Se você mesmo arquivar seus impostos, dê uma olhada na nossa lista de O Melhor Software Tributário para 2014. Para serviços on-line gratuitos de preparação e arquivamento de impostos, a Escolha dos Editores é Federal TaxACT Free Federal e, para serviços pagos, o TaxACT Ultimate Bundle é nossos Editores Escolha. (Observe que a PCMag não recomenda que todos os contribuintes dos EUA usem um serviço de declaração de impostos on-line. Em muitos casos, especialmente para quem possui uma declaração de imposto complexa, um preparador de impostos para fins humanos é uma opção mais segura.)

Com base nessas análises, arquivei meus impostos de 2012 e 2013 usando o TaxACT, que tem a opção de importar as informações do ano anterior para ajudar a guiá-lo pelo ano atual. Também gostei que no TaxACT, era fácil usar as ferramentas de ajuda para procurar um formulário de juros de hipoteca que eu tinha em mãos, mas que não surgiu automaticamente quando segui o assistente de preparação de impostos. Eu apenas digitei o número do documento, e um link me levou direto para a página onde eu poderia inserir as informações.

Fazer backup e limpar

Se você deseja levar uma vida sem papel e destruiu todos os seus documentos fiscais sensíveis em papel, deve fazer backup de uma cópia dos impostos digitalizados.

"Algumas pessoas têm medo de usar a nuvem para algo tão sensível quanto os documentos fiscais, mas você sempre quer ter um backup em algum lugar, seja outro PC, unidade externa ou nuvem", diz Barbier. E certamente existem muitas opções de software para ajudá-lo a fazer backup dos dados do seu computador, mas, com documentos confidenciais, como formulários de impostos, você precisa tomar precauções extras?

Mark Grace, vice-presidente de negócios globais de consumo da Absolute Software (que fabrica LoJack para laptops), está menos preocupado com as informações na nuvem e mais preocupado com cópias esquecidas de documentos deixados em seu smartphone ou computador. Digamos que você tire uma foto rápida do seu formulário W2 e faça o upload para o Evernote, onde o OCR torna a imagem pesquisável em texto. Parece uma ótima idéia, mas é provável que a foto ainda esteja no seu telefone também. "No minuto em que você tira fotos de seus documentos confidenciais, está se colocando em risco. Não há como contornar esse cenário", diz Grace.

"Claramente, existe uma indústria massiva em torno da digitalização de impostos", diz Grace, "mas acho que é preciso estar atento a isso". Você precisa ter alguma responsabilidade, diz ele, de excluir cópias de documentos que possam residir em lugares que você esquecerá, como o rolo da câmera do telefone.

Além de fazer backup de seus impostos, a Grace recomenda o uso de um serviço em seus dispositivos móveis e laptops, que permite limpá-los remotamente em caso de perda ou roubo. "Ladrões estão interessados ​​em encontrar seus dados quando roubam um dispositivo."

Dinheiro no banco

Felizmente, você receberá um grande reembolso de impostos este ano. Quando o resultado de uma declaração de imposto de renda está a seu favor, quanto mais cedo você registrar, em geral, mais rapidamente receberá esse reembolso. Se você organizar seus recibos, documentos e documentos agora para o arquivo do próximo ano, talvez receba o dinheiro do próximo ano ainda mais cedo. E quanto mais cedo o dinheiro estiver em suas mãos, mais cedo poderá começar a gerar receita com juros… que você poderá informar no ano seguinte.