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Vídeo: how i organise and plan using Asana (Outubro 2024)
Conteúdo
- Organize-se: Usando o Asana nos negócios
- Organize-se: Asana nos negócios continuação
À medida que o e-mail e as reuniões continuam a desperdiçar nosso tempo, as empresas e as equipes estão desesperadas para encontrar novas maneiras de trabalhar que dependem menos desses dois demônios. "Asana ou busto", diz Mark Arnoldy, CEO da Nyaya Health, uma organização progressiva sem fins lucrativos que adota eficiência na cultura de sua empresa, em nome de levar cuidados de saúde para a população rural do Nepal. A Nyaya Health usa uma ferramenta de gerenciamento de projetos e fluxo de trabalho chamada Asana em quase todos os aspectos de seus negócios. Eles o usam para rastrear campanhas de angariação de fundos, planejar como levar pacientes do Nepal rural para hospitais em Katmandu e até usá-lo para testar a capacidade de computação dos candidatos a emprego.
Embora eu tenha usado o Asana há algum tempo, eu queria explorar mais completamente como ele pode ser usado nos negócios para otimizar a comunicação e tornar as equipes mais eficientes. Visitei Arnoldy e a assistente executiva Monica Landy na sede da Nyaya Health em Nova York para ter uma idéia melhor de como a ferramenta realmente funciona em um ambiente de negócios real.
O que é o Asana?
Para descrever o Asana, é preciso desempacotar algumas coisas para quem nunca o usou. É parcialmente uma lista de tarefas e parcialmente uma ferramenta de colaboração complexa. Você pode usá-lo para gerenciamento de projetos ou para rastrear um candidato a funcionário através do processo de contratação. É aberto e flexível, da mesma forma que o Evernote, o que às vezes significa que os usuários iniciantes acabam olhando para uma lousa em branco, sem saber como começar. Mas, quando você está nele, o Asana, como o Evernote, pode se tornar o que você precisa.
O Asana vive na nuvem, e a interface principal está online (em asana.com). Existem alguns aplicativos móveis, mas a interface da Web é muito melhor e mais capaz. O Asana é gratuito para até 15 pessoas colaborarem, com contas pagas a partir de US $ 50 por mês e a partir daí com base no número de membros da equipe. Eu recomendo o uso de uma conta gratuita por pelo menos dois ou três meses com um pequeno grupo de pessoas para testar suas águas e aprender as cordas, pois o uso do Asana depende muito de adequá-lo ao seu fluxo de trabalho e necessidades.
Como você pode ver no vídeo na parte superior deste artigo, o Asana permite que você anote tarefas, atribua-as a alguém (inclusive você), adicione uma data de vencimento, faça anotações sobre a tarefa e adicione seguidores que puderem. fique de olho no seu progresso ou contribua para a conversa em torno dele.
As tarefas podem ter subtarefas. Todas as tarefas podem ser arrastadas e soltas em um local apropriado. E você pode adicionar cabeçalhos de seção em suas listas de tarefas para indicar, bem, o que você quiser. Os cabeçalhos de seção são linhas de demarcação e são úteis para ajudá-lo a decompor as partes componentes de um processo muito grande ou complicado. Você pode aprender muito mais sobre como o Asana funciona em geral, assistindo a alguns dos vídeos tutoriais que o Asana fornece.
Alguns dos usos gerais do Asana nos negócios incluem
- recrutamento, contratação e rastreamento de candidatos
- treinamento e lista de verificação de novos funcionários para começar na empresa
- Gerenciamento de Projetos
- Gestão de fluxo de trabalho
- gerenciamento de lista .
Quando eu me encontrei com a equipe da Nyaya Health, eles me mostraram como alguns desses usos realmente parecem e operam nas contas do Asana.
Asana em negócios em ação
A Nyaya Health tem cinco pessoas em Nova York, quatro em Boston, uma em Katmandu e cerca de 165 funcionários e voluntários no Nepal, onde a conectividade à Internet nem sempre está disponível. Os membros da equipe do escritório central nos EUA são os principais usuários do Asana, embora alguns gerentes no Nepal também usem o sistema para coordenar.
O CEO Mark Arnoldy começou a usar o Asana para suas tarefas pessoais em 2012 e, alguns meses depois, ele trouxe a ferramenta para casa. No ano seguinte, ele criou uma cultura da empresa em torno da Asana, dizendo a seus funcionários que isso só funcionaria se ele tivesse total adesão de todos. Portanto, "Asana ou busto".
Aqui estão algumas das maneiras que eles usam o Asana que eu achei bastante inventivo:
Lista: Áreas de responsabilidade. Uma das maneiras pelas quais a equipe de Arnoldy usa o Asana é manter uma lista de responsabilidades dentro da organização e a quem elas se enquadram. Eles têm um projeto chamado Áreas de Responsabilidade, no qual cada item ou tarefa da lista é de responsabilidade, como o Programa Intern de Nova York, a Coordenação de Assistência ao Crowdfunding e a Auditoria 501c3. A pessoa responsável é listada como o responsável pela tarefa apropriada. Todos em Nyaya têm acesso a este projeto. Quando alguém precisa determinar quem é a pessoa certa na organização para uma questão em mãos, basta consultar a lista. Arnoldy diz que um benefício secundário dessa lista é que as pessoas sentem mais propriedade de suas áreas de responsabilidade quando seu nome aparece ao lado de uma, claro como o dia, para todo mundo ver.
Rastreamento: candidatos a emprego . Quando uma vaga na Nyaya é aberta, a equipe de contratação se volta para um projeto que possui para rastreamento de candidatos a emprego. Os cabeçalhos das seções deste projeto mostram os diferentes estágios da revisão do candidato. A "tarefa" é o nome do candidato. Todas as notas relacionadas ao candidato e suas entrevistas permanecem com a tarefa como comentários. À medida que o candidato passa em cada estágio, a equipe de contratação arrasta a pessoa / tarefa pela cadeia para aparecer abaixo do próximo cabeçalho da seção apropriada. Por exemplo, se um candidato chamado Sandeep for aprovado no acompanhamento por e-mail e na entrevista por telefone, a tarefa "Sandeep" será movida para o próximo estágio, "entrevista pessoal", e assim por diante, até que seja feita uma oferta de emprego. Quando Nyaya encontra grandes funcionários em potencial que não podem assumir uma posição no momento, eles os movem para outro projeto (novamente, usando os recursos de arrastar e soltar). O resultado é um pool atalent para futuras oportunidades de contratação. Todas as anotações sobre a entrevista do candidato ainda são armazenadas com a tarefa de guarda, por isso é fácil fazer referência a um arquivo, mesmo que se refira a uma entrevista que ocorreu há um ano.
Teste: Novas habilidades de contratação. Outro uso inventivo do Asana no processo de contratação da Nyaya Health é convidar candidatos para um espaço de trabalho do Asana e atribuir-lhes algumas tarefas. Como eles respondem às tarefas? Quão bem eles respondem às perguntas feitas nos comentários às tarefas? Eles podem descobrir como usar o Asana com base no que veem na interface? De acordo com Arnoldy e Landy, esse teste não apenas permite que eles vejam como os candidatos pensam sobre problemas difíceis, mas também testa sua alfabetização em computadores. Eles não estão procurando conhecimento em Asana, mas querem confirmação de que as pessoas que contratam são eficientes no aprendizado e no uso de novas tecnologias.
Replicando software. Arnoldy admitiu que, às vezes, sua empresa investiga outros softwares de produtividade que sua organização sem fins lucrativos pode querer usar, mas geralmente pode replicar sua principal funcionalidade no Asana, sem gastar nenhum dinheiro extra. A equipe da Nyaya criará modelos no Asana para uma determinada função, duplicará o modelo e renomeá-lo quando eles tiverem um projeto real para realizar. As convenções de nomenclatura, ou seja, como nomear o projeto, estão no título do modelo. Por exemplo, um modelo para um novo projeto de desenvolvimento é chamado: "MODELO DE SUBMISSÃO; ENTIDADE: TÍTULO DO PROJETO: DATA DEVIDA (GERENTE DO PROJETO)". Você não pode ficar muito mais claro que isso.
