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A ascensão de serviços de contabilidade em nuvem mais poderosos está mudando a maneira como os contadores e os clientes que eles servem gerenciam as finanças dos negócios. O software baseado na Web afeta empresas de todos os tamanhos, mas fornece um valor ainda maior para pequenas e médias empresas (SMBs) e proprietários únicos que obtêm maior acesso a ferramentas contábeis e financeiras do que nunca para otimizar seus negócios.
O prestador de serviços de contabilidade baseado na nuvem, AccountantsWorld, está aproveitando essa mudança tecnológica para melhorar a produtividade dos negócios em contas a pagar e receber, contabilidade, inventário, relatórios e folha de pagamento, com a filosofia de colocar o poder de volta nas mãos dos contadores e deixar os pequenos empresários se preocupar sobre o negócio. Em 2003, a AccountantsWorld vendeu seu negócio de software tributário para a Thomson Reuters e mudou seu foco exclusivamente para a criação de soluções baseadas em nuvem para contadores. A empresa agora processa 30.000 folhas de pagamento da empresa anualmente usando seu software, de acordo com o Dr. Chandra Bhansali, co-fundador e CEO da AccountantsWorld.
A PCMag conversou com Bhansali sobre como as soluções baseadas na nuvem estão mudando a maneira como os contadores e as pequenas e médias empresas fazem negócios, as tendências tecnológicas que afetam o setor e como as crescentes capacidades móveis e as preocupações com segurança estão moldando o futuro da contabilidade.
PCMag: Quais foram alguns dos problemas contábeis que você decidiu resolver usando a tecnologia em nuvem e a Internet?
Dr. Chandra Bhansali: Perguntamos a nós mesmos: quais são os tipos de problemas que podemos resolver usando o poder da Internet? Percebemos que ele oferecia enormes recursos que o desktop não. Uma coisa que notamos foi que a folha de pagamento é essencialmente uma função contábil porque se refere a impostos, mas, naquela época, muito poucos contadores ofereciam serviços de folha de pagamento. Você deve ser 100% preciso e cumprir os requisitos em tempo hábil, caso contrário, existem penalidades severas. Os contadores não tinham as ferramentas para fazer isso; costumavam rotear todas as folhas de pagamento de seus clientes para serviços como ADP e Paychex Accounting Online.
Dissemos que não fazia sentido. Percebemos que poderíamos criar um poderoso centro de processamento e usar servidores a uma fração do custo de uso do mainframe. Por isso, criamos o primeiro centro de processamento de folha de pagamento baseado em nuvem para contadores e demos aos nossos clientes acesso à Internet em 2004. Agora eles podem usar isso para oferecer serviços de folha de pagamento altamente lucrativos para seus clientes, com o software fazendo tudo por trás cenas para eles: depósito direto, depósito de impostos e apresentação de formulários fiscais e formulários W2, W3 e 1099 com precisão e pontualidade. Todos os contadores e clientes precisam inserir dados. Para muitos contadores, tornou-se um dos serviços mais lucrativos. Então, mudamos o paradigma do processamento da folha de pagamento usando a nuvem; os provedores de soluções de folha de pagamento seguiram o exemplo, oferecendo agora algum tipo de ferramenta de contador.
Além desses casos de uso imediato, quais são algumas das outras tendências tecnológicas que afetam o setor?
Bhansali: A tendência é realmente de integração na nuvem para todos esses serviços que as empresas e os contadores usam no dia-a-dia. Os contadores também agora têm as ferramentas para assumir muitas dessas funções administrativas, para ajudar as pequenas e médias empresas a fazer o que fazem de melhor e para administrar e gerenciar seus negócios com mais eficiência. É uma combinação desses fatores. Eu vejo os ganhos de produtividade mais significativos no segmento de pequenas empresas.
A tecnologia está tendendo a dar aos contadores a capacidade de oferecer serviços completos para seus clientes. Trata-se de preencher todos os links ou componentes ausentes nessa cadeia. No momento, o gerenciamento de processos de negócios (BPM) é uma área de crescimento. Qual a eficácia com que os contadores gerenciam isso? Portanto, para pequenas empresas, a maior parte da contabilidade até agora foi do tipo faça você mesmo (DIY). Os clientes fariam alguma coisa e os contadores a limpariam. Há uma grande mudança acontecendo em direção ao "não faça você mesmo" (DDIY). Em vez disso, trabalhe com seu contador. Já estamos vendo a folha de pagamento, que foi retirada dos contadores, retornando através do software em nuvem. Não apenas para contadores, mas para todos os outros prestadores de serviços, a quantidade de tempo gasto no trabalho administrativo para pequenos empresários e funcionários está diminuindo drasticamente à medida que eles ganham a capacidade de transferir o trabalho para os contadores.
Do ponto de vista do contador e do cliente, como as soluções baseadas em nuvem estão mudando a maneira como fazem negócios?
Bhansali: As grandes agências de serviços de folha de pagamento não oferecem aos contadores o mesmo nível de eficiência e produtividade, e cobram muito dos clientes. Agora, os contadores nos quais mais confiam e com quem mantêm relações podem oferecer a seus clientes de pequenas empresas um serviço personalizável de folha de pagamento com boa relação custo-benefício e com uma integração entre os sistemas de contabilidade e folha de pagamento para garantir um fluxo de dados direto e seguro.
Com os sistemas de contabilidade, um grande problema é a contabilidade do cliente. Eu estava conversando com um amigo meu da CPA, há alguns anos, que estava furioso com um de seus clientes, que ele disse para nunca inserir nada depois de fechar os livros. O cliente adicionou outra entrada e jogou tudo fora de equilíbrio. Ele disse que passava de 20 a 30% do tempo consertando a bagunça que essas pequenas empresas fazem quando não têm idéia sobre contabilidade e não devem ter acesso. Começamos a perguntar aos contadores e descobrimos que esse tipo de contabilidade de clientes é um enorme obstáculo. Se você participar de qualquer conferência contábil ou de CPA, uma das sessões mais altas é sempre a contabilidade. Para resolver isso, estamos usando a nuvem para permitir uma mudança para dar aos contadores maior controle, em vez de sistemas projetados para uso pelos próprios clientes de pequenas empresas. Demos aos contadores o poder de personalizar sistemas e permissões para cada cliente individual.
Os contadores devem ser importantes consultores de negócios para seus clientes, mas até agora eles não eram capazes de desempenhar esse papel efetivamente para as pequenas empresas. Portanto, para um encanador que não sabe nada sobre contabilidade, o contador lhes dará acesso apenas a cheques e entradas de caixa; é tudo o que eles precisam se preocupar. Se um cliente é um contador, ele pode dar acesso a contas a pagar e receber e muito mais. Ao longo dos anos, isso evoluiu porque a contabilidade do cliente é um mal desnecessário para as pequenas empresas. Com esses sistemas baseados na nuvem, os contadores podem assumir o trabalho completo de contabilidade.
Há cerca de um ano, introduzimos um aplicativo que permite ao cliente tirar uma foto de uma fatura, que vai direto para o sistema a ser pago. As integrações são realmente importantes aqui, porque também podem conectar isso ao portal da Web do cliente e a um sistema de gerenciamento de documentos. Portanto, a fatura vai direto para a pasta correta no sistema de gerenciamento de documentos e, ao mesmo tempo, qualquer transação de pagamento e cartão de crédito pode ser digitalizada e identificada. Quando os contadores efetuam login para registrar o pagamento, todas as transações são listadas. Também existem integrações com sistemas mais sofisticados de pagamento de contas, sistemas de horário e cobrança, sistemas de presença e horário e provedores de 401k. Também estamos criando uma API aberta para integrar praticamente tudo.
Os usuários do software de contabilidade em nuvem podem ser uma pequena empresa e a empresa de contabilidade que os atende, ou uma empresa maior com um departamento de contabilidade interno. Como esses casos de uso diferem ou diferem?
Bhansali: O que está acontecendo com essas soluções é que existem muitas ferramentas analíticas embutidas. Pequenas empresas precisam de consultoria no nível de CFO, mas empresas de médio e grande porte têm seu próprio departamento de contabilidade e recursos em seu sistema para realizar esses tipos de análise, com CFOs e executivos para fornecer informações. Pequenas empresas não têm isso. Portanto, em soluções em nuvem nas quais os contadores estão trabalhando com dados ativos e têm as ferramentas para analisá-los, os contadores podem executar esse tipo de funcionalidade de CFO para empresas menores. Trata-se de ajudar os contadores a aproveitar a nuvem, e o software oferece aos contadores (e, por extensão, pequenas empresas) recursos que eles não podiam pagar antes.
Qual o efeito do crescimento da computação móvel na contabilidade em nuvem?
Bhansali: Os smartphones definitivamente estão mudando a maneira como conduzimos negócios. Particularmente para empresas de contabilidade profissionais, uma das razões pelas quais eles nunca pagaram a folha de pagamento foi porque, se eles estavam de férias, digamos, não havia como acessá-lo. Agora, por meio de aplicativos móveis de contabilidade e folha de pagamento, eles podem fazer isso de qualquer lugar. Nosso aplicativo possui uma tela muito simples para entrada de dados móveis. Também há a capacidade de digitalizar faturas e cheques, e outro aplicativo móvel em que estamos trabalhando são as despesas dos funcionários, para que eles possam tirar uma foto dos recibos das contas de despesas.
O outro aspecto importante do celular para contadores e clientes é o alerta. Para todas as empresas, existem limites. Alguns podem definir que, se as contas a receber ultrapassarem US $ 50.000, isso é um problema. Para uma empresa maior, talvez sejam US $ 300.000 e a mesma coisa para contas a pagar ou dinheiro no banco. Os contadores podem definir limites para todos esses fatores importantes de negócios para seus clientes e, quando os limites são excedidos, o contador pode definir um alerta para receber primeiro um texto e depois ligar para o cliente para discutir em detalhes ou definir um alerta para sair para eles e para o cliente ao mesmo tempo. Os portais de contabilidade também têm telas nas quais podem ser vistas de perto o status limite de cada cliente.
Ao migrar para essas soluções baseadas na nuvem e manipular dados financeiros confidenciais, como você lida com o aspecto de segurança para garantir a transmissão, transferência de arquivos e armazenamento seguros?
Bhansali: É absolutamente crítico. Para nós, fizemos a mudança há cinco anos para o Amazon Web Services (AWS), que foi uma mudança para colocar os dados de nossos clientes em uma infraestrutura com um nível muito alto de segurança. Além disso, criptografamos todos os dados confidenciais, desde números de previdência social e números de identificação de funcionários até informações bancárias. Além disso, colocamos várias tecnologias de tecnologia da informação e segurança (ITS) para reduzir o risco e tornar os dados de nosso sistema e cliente o mais seguro possível.
