Como comprar um serviço de videoconferência

Sua empresa decidiu mudar algumas de suas comunicações para o vídeo. Você já ouviu falar de grandes players como ClickMeeting, RingCentral, Skype e Vonage, mas na verdade não sabe a diferença entre eles. Você também já ouviu falar de ferramentas focadas no consumidor, como Facetime e Google Hangouts, mas não tem certeza de que sejam adequadas para uso corporativo.

Em nosso resumo das melhores soluções de videoconferência, detalhamos as diferenças entre as principais ferramentas do mercado com uma comparação recurso a recurso. Embora esse resumo possa ser útil para compradores que entendem o que esses recursos fazem e como podem beneficiar seus negócios, pode ser muito avançado para equipes que estão apenas iniciando o processo de compra da solução de videoconferência.

Para ajudar, conversamos com Brian Gilman, vice-presidente de marketing de produtos da Vonage, sobre os fatores que os novatos devem considerar ao escolher uma solução de videoconferência. Discutimos tudo, desde compartilhamento de conteúdo e qualidade de chamada até análise de back-end. Armado com o conhecimento fornecido, você poderá voltar ao nosso melhor resumo da solução de videoconferência com uma idéia melhor do que você precisa e de qual fornecedor pode fornecer a você.

1 UC ou videoconferência

A videoconferência por si só oferece aos usuários muitos recursos e opções diferentes. No entanto, em sua essência, a videoconferência é simplesmente uma maneira de um usuário se comunicar com outro usuário através de uma transmissão de vídeo ao vivo. As soluções mais avançadas permitem coisas como transmissões de vídeo um para muitos, compartilhamento de tela e até funcionalidade de transmissão na web que podem pesquisar os membros da audiência e coletar dados do espectador (mas estamos nos adiantando).

A comunicação unificada (UC) realiza videoconferência e a adiciona a um conjunto maior de ferramentas de comunicação. Você poderá enviar bate-papo e mensagens de texto para colegas de trabalho. Você poderá criar fluxos de trabalho de gerenciamento de projetos. Você poderá criar documentos e executar edições simultâneas neles como faria com uma plataforma como o Google Drive.

Talvez o aspecto mais importante de uma plataforma de UC seja sua capacidade de integrar-se a soluções de terceiros para ajudá-lo a extrair e exportar dados de uma ferramenta para outra. Por exemplo, se você precisar ligar para um cliente e desejar acessar os registros dele para melhorar suas comunicações, a integração entre sua conta do Salesforce e sua ferramenta de UC tornará isso incrivelmente fácil. No painel do Salesforce, você poderá iniciar a chamada, visualizar o histórico de interações do cliente e adicionar notas sobre o que está sendo dito durante a chamada.

"Ter uma plataforma unificada é claramente algo que seria interessante", disse Gilman. "Uma plataforma singular para mobilidade, colaboração e voz é algo que a maioria das empresas procura hoje."

Gilman adverte que a construção de uma plataforma de comunicação por meio de fornecedores individuais teria um custo proibitivo. Além disso, os dados podem não ser transferidos de sistema para sistema tão facilmente quanto em uma plataforma de fornecedor único. Além disso, se algo quebrar, você precisará determinar o motivo falando com vários representantes de suporte de várias empresas, o que parece um pesadelo.



2 Facilidade de uso

Todas as formas de software comercial vêm com um espectro de usabilidade. Algumas ferramentas de marketing por email são tão bem projetadas que parecem que qualquer pessoa pode acordar e se tornar um profissional de marketing por email sem ter nenhum treinamento formal. Outras ferramentas são tão complicadas e técnicas que até os profissionais de marketing mais avançados encontram o botão de suporte.

A videoconferência não é diferente. Algumas ferramentas oferecem interfaces de usuário limpas e intuitivas que permitem clicar no nome de uma pessoa e iniciar uma chamada diretamente. Alguns permitem que você agende reuniões com antecedência, clicando no calendário de um colega e digitando seu nome. Existem ferramentas que permitem criar uma sala de conferências virtual, enviar um link e convidar centenas ou milhares de pessoas para essa sala sem nenhum pré-requisito para qualquer um de seus convidados. Esses são os tipos de soluções que você deseja considerar ao fazer sua compra.

"Por muito tempo, a videoconferência tem muitas nuances, porque muitos protocolos diferentes estão sendo usados ​​hoje", disse Gilman. “Você enfrenta desafios ao introduzir plataformas legadas, contratar terceiros que estão fora do local… esse tem sido o desafio há anos. A capacidade de enviar um link para uma plataforma de terceiros e atender a essa ligação tão facilmente quanto uma ligação é fundamental para o sucesso. ”

Basicamente, se você abrir o software de videoconferência e sentir que deveria ter um diploma de engenharia, provavelmente está trabalhando com a ferramenta errada.



3 Colaboração e compartilhamento

Mesmo que você opte por não adquirir uma plataforma de UC, talvez ainda deseje uma ferramenta de videoconferência que possa realizar o compartilhamento básico de documentos e telas. Esses recursos permitem que os usuários enviem arquivos para qualquer pessoa na sala de conferências ou para exibir um documento de um site na tela para demonstração.

"A necessidade de colaboração e compartilhamento de conteúdo é importante", disse Gilman. “Para que uma reunião eficaz ocorra, o compartilhamento de conteúdo é quase tão importante quanto a visualização cara a cara. Pode ser tão simples quanto o compartilhamento de documentos, para que os usuários possam compartilhar o que estão trabalhando em tempo real. Esse é um componente crítico para qualquer ambiente colaborativo. ”

Ter esses recursos também permite que você use sua ferramenta de videoconferência de maneiras que você nunca imaginou. Todo mundo pensa em videoconferência para reuniões de equipe, mas e nas reuniões com clientes, potenciais compradores ou ligações com parceiros? "Quando você começa a considerar como o vídeo pode transformar a maneira como as empresas podem fazer negócios, é quando a adoção se torna muito mais difundida", disse Gilman.



4 Consumidor vs. Ferramentas comerciais

Se você está convencido de que só usará ferramentas de videoconferência para comunicações individuais, também poderá ter se enganado ao pensar que um aplicativo focado no consumidor será suficiente para fazer o trabalho. Em alguns casos, você pode estar correto. No entanto, lembre-se de que nem todas as chamadas serão realizadas nos limites de um escritório que fornece Ethernet de alta velocidade. De fato, a maioria das chamadas provavelmente será realizada em laptops e tablets por meio de conexões Wi-Fi (algumas das quais em veículos em movimento).

Aqui é onde seu aplicativo de consumidor padrão falha em fornecer o valor de uma ferramenta de videoconferência de nível empresarial. "Esses aplicativos de consumo são ótimos, mas você enfrenta problemas de qualidade", disse Gilman. “Eles não são estáveis ​​o suficiente para lidar com confiabilidade e resiliência se você estiver falando com um cliente. Você analisa determinadas plataformas de consumidores se estiver em um cliente móvel no seu carro; sua solução de videoconferência deve estar preparada para lidar com um denominador menos comum que provavelmente será um dispositivo móvel. A capacidade de lidar com a perda de pacotes sem degradação de vídeo e voz é importante. ”

“A tecnologia que está executando plataformas ficou muito melhor. E quando você alia isso à qualidade da rede que podemos oferecer, resolvemos a rede ”, disse Gilman. “A capacidade de compartilhar uma tomografia computadorizada por vídeo seria ridícula três ou quatro anos atrás. Agora você pode ver a tomografia computadorizada mais altamente detalhada. ”



5 Administração de back-end

Já que você é quem escolhe o sistema, por que não escolher um que lhe controle tudo? As ferramentas de vídeo da empresa oferecem acesso a recursos como gravação de chamadas com um clique, estatísticas que informam quem faz mais chamadas, quanto tempo as pessoas permanecem nas chamadas, quando as pessoas saíram de chamadas e muito mais. Você também pode controlar quem tem permissões administrativas para gravar sua própria chamada, quem pode ligar ou transferir chamadas para outros usuários e quem pode examinar a qualidade da chamada para garantir que o sistema esteja fornecendo imagens claras.

"Administradores sofisticados vão querer saber como foi a perda de pacotes", disse Gilman. “Foi no extremo? Se era local, você precisa olhar para a rede. ”