A maioria dos funcionários acha que seus processos estão quebrados: nintex

Quando solicitados a definir os processos mais interrompidos de suas empresas, 620 em cada 1.000 funcionários em tempo integral nos EUA disseram que os processos de TI quebrados eram uma questão importante. Além disso, 580 participantes da pesquisa citaram os processos de integração como quebrados, de acordo com o "Guia Definitivo dos Processos Mais Quebrados da América Corporativa", um relatório publicado este mês, encomendado pela empresa de automação de gerenciamento de projetos Nintex.

Entre os principais processos de TI interrompidos, 59% dos entrevistados disseram que a solução de problemas de tecnologia era sua principal preocupação, enquanto 42% afirmam que o processo de solicitação de um novo computador ou dispositivo foi interrompido. Mais de um terço dos entrevistados (36%) disse que a solução de problemas de aplicativos era um problema importante.

Processos administrativos quebrados também foram citados como uma questão corporativa importante. Cinquenta e quatro por cento dos entrevistados disseram ter observado processos interrompidos dentro da empresa. Isso incluía infrações menos citadas, como não receber o pagamento em dia (9%) e não poder tirar um dia doente (25%). Mas outras questões mais relacionadas aos recursos humanos (RH) também foram abordadas.

Por exemplo, o processo para conduzir análises anuais de desempenho foi citado por 53% dos entrevistados como um processo administrativo interrompido. O processo pelo qual os aumentos e promoções foram negociados também foi citado como quebrado pelos entrevistados (47 e 53%, respectivamente). Os sistemas para identificar problemas ou recomendar correções de problemas também foram citados como quebrados (37 e 34 por cento, respectivamente).

O gerenciamento de documentos (DM) também foi considerado uma questão importante. 49% dos entrevistados disseram que o processo pelo qual eles localizam documentos importantes foi interrompido e 43% disseram que o processo de compartilhamento e aprovação de documentos foi interrompido. Mesmo depois que ações importantes, como o fechamento de novas vendas, chegaram ao ponto de finalização, 34% dos entrevistados disseram que o processo para concluir e arquivar a documentação de novos clientes foi interrompido.

1 Quem é o culpado?

"Quando se trata de processos de TI interrompidos, como solução de problemas de tecnologia, uma maioria significativa dos entrevistados é rápida em culpar os funcionários de TI, em vez de os altos executivos", afirma o relatório. De fato, 73% dos entrevistados atribuem a culpa diretamente àqueles que estão gerenciando os processos, e não aos executivos de nível C que podem não estar diretamente envolvidos nas atividades do dia-a-dia. "Apenas 13% do total de entrevistados culpam o CEO da empresa por deficiências em TI".

As falhas de integração caem em grande parte sobre os ombros dos gerentes de RH. Cinquenta e três por cento dos entrevistados consideram o RH responsável por problemas para iniciar uma nova empresa. "Em termos de processos administrativos - como promoções, negociações de aumento e sistema anual de análise de desempenho - a culpa é distribuída igualmente entre CEOs (34%), diretores de RH (29%) e supervisores diretos (26%)."

Para superar as deficiências de TI, 76% dos entrevistados disseram que realizam pesquisas pessoais online. Sessenta e quatro por cento disseram que pedem a colegas que não trabalham em TI e 19% disseram que pedem ajuda a alguém de fora da empresa.



2 Um tema comum

Dados da empresa de gerenciamento de projetos Wrike descobriram que as empresas estavam tendo dificuldades em reter funcionários devido ao mau gerenciamento do processo. De fato, 42% dos entrevistados da pesquisa de Wrike disseram ter procurado um novo emprego por frustração com as operações no trabalho, e cerca de 15% disseram que realmente desistiram. Trinta e cinco por cento dos entrevistados disseram a Wrike que ficaram desapegados porque estavam frustrados com as operações e outros 15% recusaram tarefas.

Da mesma forma, uma pesquisa realizada pelo grupo de pesquisa de mercado Opinion Matters, em nome da NewVoiceMedia, revelou que o vendedor médio gasta 28 minutos por dia digitando manualmente os números de telefone. No final do ano, são 15 dias úteis desperdiçados digitando informações nos sistemas.



3 Sugestões do relatório

Para controlar os processos interrompidos da sua empresa, o relatório sugere vincular mais a TI aos funcionários da linha de negócios (LOB). "Para melhorar problemas como falta de serviço de TI imediato e dificuldades para solicitar novos dispositivos, as empresas precisam primeiro fechar a lacuna entre a TI e o resto dos negócios", afirma o relatório. "Isso começa garantindo que os tomadores de decisão de TI estejam à mesa nas discussões de negócios de alto nível e estejam mais conectados aos funcionários da LOB".

O relatório também sugere a eliminação de papel do processo de integração. “Desde a documentação da documentação até os documentos de desempenho no trabalho, até os formulários de inscrição na assistência médica, todos esses processos são parcialmente responsáveis ​​pela perda de tempo e dinheiro”, afirma o relatório. "Seja você um departamento do governo ou uma empresa de tecnologia da saúde, a busca por processos sem papel tem resultados comprovados na redução de custos e no aumento da eficiência".

A automação pode não apenas melhorar os processos, mas também o moral dos funcionários, de acordo com o relatório. "Com muitos dos processos interrompidos que destacamos, há oportunidades para a racionalização e a automação desempenharem papéis transformadores", afirma o relatório. “Desde a automação de processos simples, como o envio de solicitações de PTO, até os mais sofisticados, como a definição de um fluxo de trabalho para análises anuais de desempenho, as ferramentas de automação centradas no processo e no conteúdo podem ajudar a direcionar os negócios para fluxos de trabalho mais eficientes, colaborativos e otimizados.”