Revisão e classificação da folha de pagamento quadrada

Mais conhecida por suas ferramentas de processamento de pagamentos, a Square oferece um serviço on-line de folha de pagamento desde 2015. Ele adicionou alguns recursos importantes desde a última revisão, incluindo aplicativos móveis independentes e cobertura abrangente de impostos sobre as folhas de pagamento do estado. O Square Payroll é fácil de usar, e todos os principais elementos da administração da folha de pagamento são suportados, desde a configuração até as execuções de pagamento, impostos e relatórios. No entanto, esse serviço jovem carece da profundidade e capacidade de personalização de seus concorrentes. Seus relatórios estão no lado acanhado e vêm com apenas alguns tipos de ganhos. A Square Payroll tem um longo caminho a percorrer para competir com o Editor's Choice, Gusto.

Preços e Planos

O preço base para pagar funcionários e contratados da W-2 com a Square é de US $ 29 por mês, com uma taxa de US $ 5 por trabalhador por mês, o que a torna uma das opções mais econômicas. Somente a oferta básica da Patriot Software (US $ 10 por mês mais US $ 4 por funcionário por mês) é menos dispendiosa e exige que você envie seus próprios impostos sobre a folha de pagamento. Você pode pagar até US $ 80 por mês, mais US $ 4 por funcionário por mês, se escolher o plano de serviço completo do Quickbooks Payroll.

A Square Payroll é a única que oferece uma opção apenas de contratada que custa US $ 5 por contratada por mês. Nenhuma taxa de assinatura é devida por meses em que você não paga a ninguém, o que se tornou uma prática bastante padrão. Pode ser um bom serviço para startups que não têm - ou planejam ter - muitos funcionários e que desejam usar outros aplicativos integrados da Square, como Compromissos, Pagamentos e Ponto de Venda - ou o novo produto de Faturas.

Uma nova entrada

Muitos outros aplicativos para pequenas empresas - inclusive financeiros - não exigem que você designe opções para absolutamente todas as configurações antes de começar a realizar algum trabalho. Por exemplo, você pode começar a enviar faturas com o software de contabilidade antes de inserir todo o banco de dados do cliente. Você pode adicionar seus clientes rapidamente.

Os sites de folha de pagamento não são assim. Embora você possa certamente adicionar funcionários à medida que os contratar e benefícios à medida que os aceita, você não poderá fazer sua primeira execução até concluir um registro abrangente dos funcionários e adicionar todas as informações necessárias sobre os benefícios que oferece a sua equipe.

As ferramentas de configuração da Square Payroll foram truncadas desde a última vez em que revisei o serviço. Antes, ele possuía um assistente abrangente que o orientava em todas as etapas necessárias para configurar uma primeira execução da folha de pagamento. Esse recurso útil acabou, substituído por um breve processo de quatro etapas que solicita detalhes de contato e o tamanho da sua equipe. Depois de concluir isso, a interface do usuário principal do site é aberta, usando um painel vertical esquerdo para navegação. Você concluirá suas tarefas de configuração a partir daí.

Uma tarefa onerosa

Primeiro: criar registros de funcionários, que na Square Payroll inclui o fornecimento de informações sobre benefícios em cada registro de trabalhador. Este é um trabalho intensivo em trabalho e tempo. Porém, você pode economizar muito tempo convidando os funcionários a inserir muitas informações, como detalhes de contato, data de nascimento, número do Seguro Social, status de arquivamento e número de permissões designadas no formulário W-4.. Concorrentes como também permitem esse tipo de acesso limitado aos funcionários.

O proprietário ainda precisa fornecer muitas informações nos registros dos funcionários, incluindo se o empregado é de hora em hora ou assalariado, qual é a sua taxa de pagamento, se foi solicitado um contracheque em papel ou depósito direto e assim por diante. Se você estiver usando o Ponto de venda quadrado e planeja importar cartões de ponto a partir daí, é necessário atribuir uma senha ao funcionário.

Se você é uma empresa jovem ou está apenas começando a oferecer benefícios, você tem duas opções. Você pode tirar proveito das parcerias que a Square Payroll possui com administradores de benefícios de terceiros para itens como seguro de saúde e planos de aposentadoria. Ou você pode criar seu próprio e inserir essas deduções no site para que sejam incorporadas ao processo da folha de pagamento.

Para adicionar um benefício como seguro de saúde, abra um registro de funcionário, clique em Adicionar benefício e, em seguida, em Criar novo. Digite o nome que você deseja que apareça nos paystubs, como Health Insurance ou 401 (k), depois selecione o tipo de benefício na lista suspensa. Você pode optar por deduzir uma porcentagem do salário de um trabalhador ou uma quantia fixa. Se houver um limite anual, você insere isso. As contribuições da empresa são tratadas de maneira semelhante. O novo benefício aparece como uma opção nos registros de todos os funcionários. A Square Payroll oferece os tipos de dedução mais comuns, mas não é tão flexível quanto o OnPay, por exemplo.

Os membros de sua equipe poderão obter PTO (Paid Time Off) ou licença médica? Até o momento em que este artigo foi escrito, o Square Payroll suporta apenas um ou outro. Ele ajuda a criar políticas para acompanhar isso e faz os cálculos em segundo plano. Você precisa especificar quantas horas os funcionários precisam trabalhar antes de serem elegíveis. O site também suporta decorações e outras deduções após impostos.

Mais etapas

Antes de executar uma folha de pagamento, você precisará inserir as informações fiscais da folha de pagamento do seu estado (todos os 50 agora são suportados e o site fornece tabelas de impostos atuais). Isso inclui retenção na fonte e números de conta da interface do usuário e taxas de imposto da interface do usuário. Você precisará executar mais algumas tarefas domésticas, como vincular o Square Payroll à sua conta bancária para que possa sacar fundos para impostos e depósito direto. Esse processo pode levar alguns dias, porque a Square precisa fazer dois depósitos muito pequenos em sua conta para verificar a conexão. No entanto, você pode usar o Plaid - um serviço que pode autenticar contas instantaneamente e que se integra ao Square. Isso permite que você execute uma folha de pagamento no mesmo dia em que se inscrever. A folha de pagamento no mesmo dia é um excelente recurso, que alguns concorrentes também adicionaram.

Se você já está pagando funcionários ou prestadores de serviços, precisará inserir seu histórico de folha de pagamento - uma tarefa bastante onerosa. Como seus concorrentes, a Square tem especialistas à disposição que podem ajudar com esta e outras tarefas de configuração.

A experiência do usuário da folha de pagamento quadrada

O Square Payroll exibe todos os campos de dados de funcionários em uma tela longa que requer muita rolagem. Concorrentes como o SurePayroll separam informações relacionadas e as exibem em telas individuais acessíveis clicando nas guias. Isso facilita a criação inicial dos registros, bem como as recuperações e edições subsequentes.

Essa não é a única peculiaridade do site. Ao entrar, você vê um Painel que incorpora links para outros produtos e serviços Square. É necessário clicar no ícone Folha de pagamento para acessar o Painel da Square Payroll, que não é tão abrangente quanto o OnPay, por exemplo. Ele exibe um gráfico de linha de três meses que ilustra os custos totais de mão-de-obra e links para as folhas de pagamento recentes. Um alerta sobre a próxima folha de pagamento está no canto superior direito, junto com um link Pay My Team, no qual você clica no momento da folha de pagamento.

No geral, o site é muito escasso, com poucos links de navegação; de fato, simplesmente não há muita navegação, exceto os botões Continuar durante a execução da folha de pagamento. O menu principal contém links para as seções do site: Visão geral (painel), Histórico (folhas de pagamento passadas), Equipe (lista e registros de funcionários), Benefícios (como terceiros que podem ajudar a configurar planos de seguro de saúde), Formulários de imposto (imposto de folha de pagamento arquivado formulários) e Configurações. O último não inclui muito, devido à simplicidade do site. Você usará o menu principal quase exclusivamente para navegação, mas, quando estiver em uma tela de trabalho interna, às vezes precisará clicar em um X no canto superior esquerdo para fechá-lo e retornar ao menu principal.

Executando a folha de pagamento, obtendo ajuda

Depois de concluir o processo de configuração e verificar sua conta bancária, você estará pronto para pagar as pessoas. Na tela inicial, clique em Pagar minha equipe, que inicia um assistente. Você tem três opções: executar uma folha de pagamento regular, executar um pagamento fora do ciclo ou pagar um contratado. A próxima tela exibe todos os funcionários em uma tabela, juntamente com suas taxas de pagamento. Aqui, você insere o número de horas trabalhadas nas colunas corretas: Regular, Horas extras (1, 5x Regular), Dobro (2x Regular), Adicional, Dicas de pagamento e Dicas de pagamento. A opção Adicional é para comissões, bônus e assim por diante, mas o rótulo diz Adicional e você não pode editá-lo para ser mais específico.

Você também pode inserir a PTO ou o pagamento de baixa por doença. Clique nos três pontos no final de cada linha para adicionar notas, como uma explicação para a coluna Adicional. O site calcula o salário bruto de cada trabalhador e o deposita na coluna final. Clicar em Continuar leva você para a página Ajustes, onde você verá novamente a tabela de membros da equipe. As colunas aqui exibem valores retidos na fonte para impostos, deduções e contribuições da empresa, reembolsos e, finalmente, Pagamento líquido.

A próxima tela, Confirmar retirada, é suficiente, considerando o conjunto de recursos do site. Ele resume a execução que você está prestes a aprovar. Os totais de todos os tipos de pagamento, impostos do empregador e contribuições da empresa aparecem no lado superior esquerdo da página. O Resumo da retirada, à direita, divide a folha de pagamento em débitos e pagamentos agendados que você precisará gerenciar. Você também pode ver uma prévia de paystubs individuais clicando em um link.

Clique em Confirmar retirada e sua execução será concluída (embora você possa cancelá-la até 19:00, horário do Pacífico, no dia anterior ao dia do pagamento). Os links na página a seguir permitem imprimir cheques, fazer o download de folhas de pagamento e exportar a execução para o formato CSV. Se você tiver problemas para executar sua folha de pagamento (ou concluir outras tarefas), entre em contato com o suporte da Square por telefone, email ou Twitter; Como alternativa, você pode procurar a ajuda on-line e a comunidade de usuários. A ajuda on-line do site não é tão abrangente quanto a de alguns concorrentes, incluindo o SurePayroll, e uma ajuda mais sensível ao contexto seria bem-vinda.

Relatórios e dispositivos móveis

Se você estiver procurando por um serviço que ofereça muitos relatórios pré-formatados, encontrará sites como o Gusto muito mais flexíveis que o Square Payroll, que oferece apenas uma opção de relatório personalizado. Você pode exportar Detalhes do cheque de pagamento, Totais de funcionários, Paystubs ou Totais da empresa no formato CSV. O Square também se integra ao QuickBooks Online e, como você pode esperar, está bem integrado a outros serviços do Square.

A empresa adicionou aplicativos móveis para iOS e Android desde a última revisão. Ambos funcionam de maneira semelhante à interface baseada em navegador em termos de configuração e operações, com algumas exceções. A visão geral (painel) está ausente no gráfico de custos de mão-de-obra e nos links para as folhas de pagamento anteriores. Além disso, as entradas que aparecem no menu de navegação do lado esquerdo da versão para desktop são divididas entre um menu suspenso acessível a partir de um ícone no canto superior esquerdo e três ícones de navegação que são executados na parte inferior: Visão geral, equipe e histórico. Consegui acessar os registros de funcionários e prestadores de serviços no aplicativo e executar uma folha de pagamento sem problemas.

Um site para iniciantes

A Folha de pagamento quadrada pode ser uma boa opção para empresas que já usam o Ponto de venda quadrado, pois é possível importar cartões de ponto de funcionários a partir dele para o site da folha de pagamento. Também se distingue da concorrência ao oferecer uma opção apenas de contratado, por US $ 5 por contratado por mês. Isso fornece um caminho ascendente fácil para uma empresa muito pequena que só utiliza contratados independentes desde o início.

Na verdade, recomendamos apenas a Square Payroll para uma empresa muito pequena, com poucos funcionários, ou que apenas emprega contratados. O serviço é bastante fácil de usar, mas uma empresa com qualquer complexidade encontrará os recursos necessários ausentes, como tipos de ganhos personalizáveis ​​e mais relatórios. Neste ponto, ele não pode competir com Gusto, nossa Escolha dos editores. O Gusto combina uma experiência excepcional do usuário com os recursos que muitas pequenas empresas provavelmente usariam. A Square Payroll é definitivamente promissora, mas tem um caminho a percorrer em termos de relatórios, personalização e profundidade de sua oferta.

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