Billy revisão e avaliação

Em 2011, o site de contabilidade para pequenas empresas Billy foi lançado no mercado dinamarquês. Quatro anos depois, uma versão estreou no mercado americano. Embora alguns serviços de contabilidade on-line que começaram a vida em outros países ainda não estejam prontos para o horário nobre nos Estados Unidos, Billy parece e age como uma solução financeira originada aqui. Instalado em uma estrutura contábil de entrada dupla, Billy suporta registros de contatos, cotações, estimativas, faturas, faturas recorrentes, despesas e importação de dados de instituições financeiras. Ainda assim, Billy tem suas fraquezas; o único complemento de processamento de pagamento de terceiros do serviço é o Stripe, e seus relatórios são muito limitados. Ainda assim, é uma escolha decente para freelancers, proprietários únicos e aqueles que administram as empresas mais pequenas, embora não seja exatamente o nível da nossa Escolha dos editores, FreshBooks, que oferece uma solução melhor e pelo mesmo preço.

Preços

Billy usa uma estrutura de preços em camadas. O nível de US $ 15 por mês oferece tudo, exceto o processamento de pagamento (você paga US $ 19 por mês por isso) e opções de suporte avançadas, incluindo ajuda de contabilidade (que custa US $ 39 por mês).

Construindo seu histórico

Existe assistência mínima à configuração, o que é típico para aplicativos de contabilidade voltados para proprietários únicos. Ao usar o Billy pela primeira vez, você deve personalizar suas faturas, conectar-se ao processador de pagamento único (Stripe) e vincular suas contas bancárias. Essas são tarefas que você deve concluir desde o início, mas poderá revisá-las mais tarde. Há também um vídeo introdutório que explica o básico de Billy, bem como um guia de configuração.

Você pode terminar de preparar as bases para seus dados financeiros, trabalhando no menu Configurações, que está oculto no canto inferior esquerdo. Aqui, você seleciona opções e insere dados para que Billy saiba sua (s) taxa (s) de imposto sobre vendas, contas de pagamento e vendas padrão, ano fiscal e saldos iniciais. Um link desta seção também permite criar registros de produtos e serviços. Você pode convidar usuários, mas Billy permite apenas dois tipos: Contador / Contador e Colega de trabalho. O FreshBooks divide as permissões do usuário em opções mais granulares.

Como se locomover

Billy é um dos sites de contabilidade mais atraentes que analisamos - certamente é mais atraente do que Menos contabilidade - e seu layout não causa nenhuma confusão séria de navegação. Ele abre no painel da página inicial, o que é bom, mas não tão eficaz quanto o painel do GoDaddy Bookkeeping. A tela exibe uma visão geral de receitas e despesas, uma seção com links para páginas e gráficos de transações, destacando seus principais fornecedores e clientes.

O site conta com uma barra de ferramentas vertical esquerda para navegar em suas principais áreas de tarefas: Faturas, Faturas recorrentes, Cotações, Despesas, Contatos, Contas bancárias e Contabilidade. Há uma caixa de bate-papo para obter ajuda no canto inferior direito e um link para outros recursos de ajuda no canto inferior esquerdo. Billy usa convenções comuns de entrada de dados, como listas suspensas, botões de alternância e campos em branco. Tudo é grande e colorido, então as operações geralmente acontecem rapidamente.

Registros de construção

Os modelos de registros de contato de Billy têm alguns atributos incomuns. Você pode criar registros para clientes e fornecedores, empresas e indivíduos, e atribuir contatos extras às organizações, além de email, telefone e endereço. Billy possui um banco de dados interno de cidades dos EUA. Assim, quando você digita as primeiras letras do nome de uma cidade, uma lista de possíveis correspondências é exibida. À medida que você continua digitando, a lista continua exibindo sugestões até que o local desejado seja exibido.

Billy também tem uma maneira não-padrão de lidar com campos personalizados nos registros de contato. Oferece seis, e eles são predefinidos, não de forma livre. Os campos opcionais incluem Condições de pagamento, Moeda e Modo de entrega de anexo de email. Depois de criar um registro e abri-lo, a maior parte da página exibe informações sobre o status da fatura. Um painel vertical à direita exibe informações de contato e uma linha do tempo de sua atividade com esse cliente. Você pode criar faturas e despesas nesta página e executar tarefas de limpeza, como inserir pré-pagamentos, editar e arquivar o contato.

No geral, os registros de contato de Billy, bem como os registros de produtos, estão entre os melhores no espaço contábil para pequenas empresas, embora você não possa indicar nos registros de produtos que você comprou e vendeu itens específicos, assim como pode usar o Wave. A janela Criar produto contém campos para um nome e descrição, categoria de receita, imposto sobre vendas, preço (s) e código de SKU / produto. Você também pode enviar imagens de itens.

O imposto sobre vendas pode ser complicado, especialmente se você estiver envolvido no comércio interestadual. A maioria dos serviços de contabilidade permite inserir taxas de imposto sobre vendas para uso com registros de produtos e serviços, bem como formulários de vendas (quando aplicável). Billy faz algo que eu não vi para acomodar empresas que vendem em vários estados: você pode criar "conjuntos de regras" e aplicá-los quando estiver criando registros e preparando faturas, para poder lidar com as diferenças nos regulamentos estaduais de impostos sobre vendas. O site torna esse tópico complexo mais compreensível (desde que você consulte os recursos de ajuda), mas você ainda pode querer consultar um profissional se for um negócio nacional ou global.

Faturamento e despesas fáceis

Billy suporta quatro tipos de formulários de vendas: cotações, estimativas, faturas e faturas recorrentes. A maioria dos concorrentes não oferece cotações e estimativas. As estimativas são justas: aproximações não vinculativas do custo de um produto ou serviço. As cotações implicam uma oferta real e contêm uma data de validade; os clientes podem assinar digitalmente.

Os formulários de fatura personalizáveis ​​de Billy devem servir perfeitamente à sua pequena empresa, a menos que você precise lidar com coisas como várias unidades de medida ou pré-pagamentos. Você pode incluir descontos, imposto sobre vendas e moeda (além dos campos padrão) e selecionar a pessoa de contato correta se houver mais de uma em uma empresa. Depois de concluir uma fatura, você pode salvá-la como uma cópia de rascunho ou aprová-la imediatamente, enviar por e-mail ou imprimi-la ou marcá-la como enviada. Você pode imprimir guias de remessa, criar notas de crédito e enviar faturas recorrentes automaticamente, o que é bastante padrão nos melhores sites de contabilidade freelance (com exceção do QuickBooks Self-Employed).

Você tem várias opções quando se trata de inserir despesas. Você pode inserir os dados nos campos fornecidos, tirar uma foto de um recibo usando o aplicativo móvel Billy, enviá-lo por e-mail para um endereço especial criado para você ou selecionar um arquivo no seu computador. Billy é compatível com as regras contábeis de entrada dupla, portanto a categorização é muito importante aqui para fins de imposto de renda. A página inicial Despesas funciona de maneira semelhante à tela Faturas. Ele apresenta uma lista de despesas que você criou e exibe totais em dólares na parte superior para ilustrar seu status (vencidos, não pagos, pagos). Você também pode criar notas de crédito para despesas nesta página.

Embora Billy ofereça funcionalidade decente de cobrança e faturamento, se você estiver procurando por um serviço dedicado, considere também a Zoho Invoice, nossa Escolha do Editor na categoria.

Aplicativos móveis

O Billy Receipt Capture, disponível como aplicativo iOS e Android, permite tirar fotos para uso no rastreamento de despesas. É isso aí. Você não pode fazer mais nada com o Billy Receipt Capture que pode fazer com a maioria dos aplicativos móveis concorrentes, incluindo acesso a contas, criação de faturas e exibição de registros de clientes.

Lidando com transações

Mesmo se você conectou o Billy ao (s) seu (s) banco (s) on-line, o que é recomendado e economizará muito tempo, você provavelmente ainda terá a oportunidade de fazer transações manualmente. Como seus concorrentes, Billy suporta quatro tipos: contribuição do proprietário, retirada do proprietário, transferência bancária e outros. Os três primeiros são diretos e compreensíveis; você simplesmente preenche os campos.

Mas digamos que você tenha feito um cheque para um cartucho de impressora em uma loja e deseje inserir uma transação manual para corresponder ao cheque desmarcado quando ele realizar suas outras transações. Você clicaria em Transação manual e seria recebido com uma janela que o força a lidar com débitos e créditos. O único momento em que você verá essas palavras em um aplicativo de contabilidade para pequenas empresas é quando se aventurar no Journal, uma atividade que geralmente é realizada apenas por um contador.

Existem outras áreas de Billy que direcionam você para lançamentos no diário, como se você deseja atribuir uma despesa como pessoal. Wave e outros serviços concorrentes simplesmente permitem que você categorize as transações como pessoais. Billy fornece vídeos e tutoriais úteis, ajuda de bate-papo responsivo e assistência por e-mail, mas não se deve esperar que pequenos empresários trabalhem com créditos e débitos. Outros sites fazem esse trabalho em segundo plano.

Recursos financeiros

Na parte inferior da barra de ferramentas vertical esquerda, há dois links adicionais, um rotulado como Contas bancárias e a outra Contabilidade. Ao clicar em Contas bancárias, você vê uma lista de transações que você inseriu ou que foram importadas de suas contas financeiras online e reconciliadas. Quando você clica em Corresponder transações, a lista é alterada para exibir duas colunas. Um contém as transações não reconciliadas trazidas do seu banco. A segunda coluna oferece três maneiras de reconciliá-los. Você pode registrar uma despesa ou criar uma transferência para corresponder à transação à esquerda ou pode encontrar a transação correspondente real no painel vertical à direita e arrastá-la. Isso é menos confuso do que parece.

Quando você clica em Contabilidade, uma lista de entradas é aberta, as três primeiras são os relatórios do site: Imposto sobre vendas, Lucros e perdas e Balanço. Isso é menor do que alguns sites concorrentes oferecem. Você também pode acessar o Diário (uma atividade de contador), ver seu Plano de contas, executar um balancete e abrir sua lista de transações.

Um começo promissor

Os desenvolvedores de Billy fizeram um ótimo trabalho ao usar um site de contabilidade de entrada dupla, projetado para um país diferente e torná-lo utilizável no mercado dos EUA. Ele fornece uma ótima experiência ao usuário e suporta a maioria das funcionalidades que um freelancer ou proprietário único pode precisar: registros de produtos / serviços e contatos, cotações e estimativas, faturas e faturas recorrentes, processamento de pagamentos e conexões bancárias e rastreamento de despesas.

Ainda assim, faltam alguns dos principais recursos oferecidos pelo FreshBooks, nossa Editors 'Choice, como acompanhamento de tempo e projeto dedicado, colaboração em equipe, complementos de terceiros e um aplicativo móvel completo. Além disso, você precisa pagar mais para obter o processamento de pagamentos do que nos FreshBooks. Billy ganha pontos por ser uma dupla entrada, onde o FreshBooks não é, e por lidar com o imposto sobre vendas de maneira tão flexível. Mas a combinação inteligente de funcionalidade e usabilidade do FreshBooks o torna a melhor escolha geral para as microempresas.

Se sua empresa é maior ou mais complexa, você precisará de mais do que o FreshBooks oferece, como recursos abrangentes de contas a receber e a pagar, rastreamento de estoque e folha de pagamento. Recomendamos o QuickBooks Online, muito mais poderoso.