Revisão e classificação de Hubstaff

O Hubstaff (que começa em US $ 5 por mês por usuário) é muito parecido com as TSheets vencedoras do Editors 'Choice, pois ambas as ferramentas se concentram quase exclusivamente nos recursos de rastreamento de tempo. O Hubstaff divide esse foco um pouco, adicionando alguns recursos de monitoramento de funcionários, como monitoramento de pressionamento de tecla, mas, na maioria das vezes, ele se concentra no rastreamento de tempo. Mesmo assim, no entanto, ele não alcança as TSheets neste departamento porque o último se sai um pouco melhor quando se trata de recursos mais avançados.

Enquanto soluções de reprodução pura, como Hubstaff e TSheets, atraem muitos clientes, outros geralmente desejam um conjunto de recursos mais amplo que pode se estender ao gerenciamento de projetos (PM), gerenciamento de despesas ou faturamento, por exemplo. As ferramentas que se enquadram nessa categoria incluem o Mavenlink e nosso outro Zoho Projects, vencedor do Editors 'Choice.

Preços e Planos

O Hubstaff foi criado para fornecer a você uma supervisão no nível do Big Brother sobre quando os funcionários estão trabalhando, o que estão fazendo enquanto trabalham e o que você precisa pagar quando o trabalho estiver concluído. O plano básico de US $ 5 por mês fornece acesso a ferramentas simples de controle de tempo, um gerente de agendamento de pagamentos de funcionários, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e configurações de usuário que podem ser gerenciadas empregado por empregado. Além disso, esse plano permite acompanhar se seus funcionários estão ou não trabalhando, permitindo gravar capturas de tela enquanto trabalham, além de monitorar a atividade do teclado e do mouse durante os turnos. Das ferramentas que testamos no acompanhamento do tempo, Hubstaff e Time Doctor são as únicas ferramentas que oferecem esse nível de insight sobre o andamento dos trabalhadores. Embora o monitoramento do teclado e da tela seja um recurso útil (embora exagerado) para um monitor de turnos, a implementação do Hubstaff deixa muito a desejar (mais sobre isso mais adiante).

O plano Premium de US $ 10 por usuário por mês inclui tudo o que você encontrará no plano Básico, mas também terá acesso à API (interface de programação de aplicativos) da Hubstaff para integrar a ferramenta a outros softwares de terceiros. O pacote Premium também vem com uma ferramenta de agendamento leve, que permite aos administradores atribuir turnos e delegar tarefas a partir do console. Os clientes premium também podem usar a ferramenta para criar faturas e efetuar pagamentos automaticamente pelo PayPal. Os clientes que pagam anualmente recebem dois meses grátis (para os dois níveis).

Comparado com o TSheets, seu concorrente mais próximo em nosso roundup, o Hubstaff tem preços razoáveis, especialmente devido aos recursos adicionais de monitoramento que não estão disponíveis nas ferramentas da concorrência. O TSheets oferece uma conta gratuita básica, além de uma conta de US $ 5 por usuário por mês, que cobra uma taxa básica de US $ 20 por mês para equipes com menos de 100 usuários e uma taxa básica de US $ 100 por mês para equipes com mais de 100 Comercial. A taxa básica, que a Hubstaff não cobra, torna as TSheets um pouco mais caras que a Hubstaff, mesmo no nível Premium da Hubstaff. O Hubstaff planeja afastar um plano de preços que agrupe o número de usuários em valores definidos como 5, 10 e 15 e, em vez disso, será mais exato com o preço de acordo com o número de usuários. Por exemplo, uma empresa com 17 usuários jogará para 17 usuários em vez de arredondar o número para o preço de 20 usuários, que é de US $ 99 por usuário por mês.

Se você estiver mais interessado nessas soluções volumosas de gerenciamento de projetos, precisará economizar um pouco mais de dinheiro. O Mavenlink cobra US $ 39 por usuário por mês pelo seu plano mais barato, que inclui rastreamento de tempo. O Zoho oferece seu plano de rastreamento de tempo mais barato em US $ 20 por mês para 10 usuários e 10 projetos (que é um acordo decente se você precisar de todos os recursos extras do PM). O plano de rastreamento de tempo mais barato da Wrike custa US $ 24, 80 por usuário por mês.

Recursos e interface do usuário

A interface do usuário (UI) do Hubstaff foi projetada com uma atraente barra de navegação cinza e azul no trilho esquerdo, que deixa bastante espaço no lado direito da tela para entrada e análise de dados. Quando você faz login no sistema pela primeira vez, você é levado ao painel principal, que fornece uma visão geral de quantas horas seus funcionários trabalharam naquele dia e quantas horas eles trabalharam nos últimos sete dias. Você também verá uma lista de cada membro, suas tarefas mais recentes e o quanto eles estiveram ativos na semana passada. Essa é uma sólida visualização de dados de gerenciamento de projetos que permite diferenciar imediatamente entre cavalos de trabalho e coisas que não fazem e chama imediatamente a atenção os projetos que estão recebendo atenção mais do que suficiente e os projetos que estão sendo negligenciados.

Convidamos usuários a ingressar em nossa conta como membros de alguns de nossos endereços de e-mail ativos. Quando adicionados corretamente, os funcionários aparecem como "Membros" listados na visualização do administrador. Mas quando adicionamos um usuário a um de nossos endereços de e-mail ativos, ele ainda apareceu em Convites, mas não apareceu em Membros. Recebemos uma notificação por e-mail de "Convites pendentes". Embora já aceitemos o convite para um endereço de e-mail, ele não apareceu no sistema como aceito. Clicamos no link no e-mail, o que levou à lista de convites. Em seguida, selecionamos Ação e Reenviar convite. Um representante do Hubstaff nos disse que, quando aceitamos o convite de nossa outra conta, precisamos sair do Hubstaff completamente e depois entrar na outra conta. Depois de dar esse passo, conseguimos adicionar com êxito o novo membro à nossa conta e fazer com que essa pessoa acompanhe o tempo na conta separada.

Há duas maneiras de adicionar tempo no Hubstaff: Você pode criar folhas de ponto manuais com as últimas horas trabalhadas ou pode usar o recurso de cronômetro. Anteriormente, o Hubstaff oferecia apenas o recurso de cronômetro em seu aplicativo de desktop. Agora você pode usar o botão do cronômetro no aplicativo móvel, desktop ou no site. Você adiciona uma tarefa para trabalhar e, em seguida, clique no botão de seta do cronômetro para começar a cronometrar seu trabalho. Para alterar tarefas, clique no menu suspenso no widget de timer para mudar para uma tarefa diferente. Por exemplo, para "Novo trabalho de túnel ferroviário", queríamos mudar as tarefas de "Perfuração na rocha" para "Executando o trabalho elétrico". Depois de alterar o menu suspenso, o cronômetro parou. Em seguida, clicamos na seta para iniciar o cronômetro da tarefa nova, mas relacionada.

Com o recurso de folha de ponto, você registra suas horas como provavelmente fez com caneta e papel durante a era analógica do rastreamento de tempo. Essencialmente, você trabalha no seu turno, acrescenta tempo ao seu cronograma e o assina. Este é um método bastante padrão de rastreamento de tempo. Infelizmente, como o Hubstaff não permite adicionar tempo futuro, você não pode usar a plataforma como planejador de turnos. Os administradores podem permitir que os usuários editem manualmente as folhas de ponto enviadas anteriormente e podem forçar os usuários a exigir um motivo para garantir que estão realmente adicionando horas de trabalho. Os administradores também podem lembrar aos usuários que devem começar a rastrear o tempo se não tiverem acessado o sistema há algum tempo.

O aplicativo nativo tira uma foto em intervalos aleatórios de até três fotos por hora, dependendo da frequência com que o administrador deseja espionar os trabalhadores. As capturas de tela podem ser parcialmente desfocadas para não registrar informações confidenciais em todas as capturas, mas uma quantidade suficiente da tela é deixada imaculada para que você ainda tenha uma noção de se a tela está em conteúdo relacionado ao trabalho ou relacionado à reprodução. Essa é uma maneira irritantemente complicada e complicada de rastrear manualmente o tempo, especialmente se você estiver pulando de uma tarefa para outra ao longo do dia. O hubstaff deve encontrar uma maneira de adicionar os elementos de captura de tela à arquitetura baseada em nuvem, como fez com o cronômetro para simplificar a facilidade de uso.

A guia Agendamentos permite atribuir datas e horários para os funcionários trabalharem. Você pode definir um número mínimo de horas para trabalhar e uma duração para o almoço. O Hubstaff também permite definir uma mudança recorrente. O software de relatório da ferramenta melhorou desde a nossa última revisão, mas ainda acompanha o de ferramentas mais robustas, como o Zoho Projects. Em Hubstaff, você terá acesso a relatórios sobre o tempo trabalhado, a porcentagem de atividade e o dinheiro gasto. Desde a nossa última revisão, o Hubstaff adicionou uma visualização gráfica de todo o fluxo de trabalho. Em breve, Hubstaff planeja adicionar a capacidade de salvar filtros para uma pesquisa específica, em vez de procurar membros separadamente. Você pode visualizar um relatório sobre Tempo e atividades ou relatórios sobre atividade semanal, pagamentos, valor devido, orçamentos de projeto, saldos de folga, faturas e muito mais. Se seu objetivo é aprender e evoluir com base em quando e como seus funcionários gerenciam o tempo, é melhor trabalhar com o Zoho Projects.

Os administradores recebem notificações quando atingem os limites semanais de pessoal e orçamento. As faturas são calculadas e criadas automaticamente com base no tempo que cada funcionário trabalhou, bem como na taxa de pagamento associada. Você pode configurar a folha de pagamento automática através do PayPal, que permite automatizar os pagamentos com base no tempo rastreado na ferramenta. Lembre-se: os usuários não precisam enviar um tempo para aprovação, portanto, serão feitos pagamentos automáticos, independentemente de os funcionários estarem certos ou errados sobre o número de horas que trabalharam. Não há lembrete para os gerentes verificarem cada folha de ponto antes que os pagamentos automáticos sejam encerrados; portanto, se você estiver preocupado com pagamentos falsos, poderá definir os pagamentos do PayPal como manuais.

Como parte das definições de configuração, você pode controlar quem recebe alertas sobre um usuário (gerenciamento, usuário, ambos ou ninguém). Achamos inteligente que tanto a gerência quanto o usuário recebam isso. Enquanto isso, no que diz respeito ao tempo de edição, o Hubstaff permite definir um motivo para o tempo de edição. Talvez isso seja útil quando as empresas precisam manter registros para que não sejam auditadas.

Monitoramento de funcionários

Falamos sobre como alguns dos recursos mais parecidos com o Big Brother de Hubstaff são considerados no rastreamento do tempo. Mas a plataforma também possui muitas das características das ferramentas de monitoramento de funcionários. Os recursos de monitoramento de funcionários da Hubstaff incluem registro de pressionamento de tecla, monitoramento de URL e aplicativos, monitoramento de GPS e localização e capturas de tela de atividades.

Depois de configurar seus usuários e eles baixarem o aplicativo de timer na máquina deles, o aplicativo de desktop não apenas rastreia o tempo, mas também captura capturas de tela aleatoriamente ou em intervalos personalizados, como três capturas de tela por minuto. Isso se aplica não apenas à tela principal do usuário, mas também aos monitores conectados. O Hubstaff não registra chaves, mas rastreia a atividade fornecida pelo mouse e teclado, fornecendo aos empregadores um cálculo de quão ativo o funcionário é. Todos esses dados são exibidos no painel Hubstaff na guia Atividade. É aqui que você pode selecionar um usuário no menu suspenso para ver as capturas de tela correlacionadas com os dados da atividade.

Quando se trata de monitoramento de aplicativos e URL, o Hubstaff vai além do simples tempo de rastreamento para ver quais sites e aplicativos os funcionários visitaram ou abriram e quanto tempo duraram as sessões. O módulo Relatórios pode executar consultas personalizadas em vetores como o uso do aplicativo mapeado em relação ao tempo e atividade. O Hubstaff se integra às ferramentas de gerenciamento de projetos e tarefas, como o Asana e o Trello, para filtrar relatórios por projetos ou tarefas específicos para controlar a produtividade.

Um recurso exclusivo de monitoramento de funcionários oferecido é o rastreamento de localização GPS através do aplicativo móvel da Hubstaff. Embora o próprio aplicativo móvel não possa capturar capturas de tela (o dispositivo móvel) ou capturar a atividade de aplicativos e sites móveis, ele permite rastrear e registrar o local dos funcionários que trabalham em campo. Embora a profundidade dos dados de monitoramento e os recursos de vigilância não atinjam uma ferramenta poderosa como a Teramind, nossa Escolha dos editores para monitoramento de funcionários, a Hubstaff possui uma seleção útil de recursos para os empregadores que desejam um pouco mais de supervisão.

Acesso Móvel

O rastreamento do tempo em tempo real nos aplicativos Android e iOS da Hubstaff é exatamente o mesmo que no aplicativo de desktop, mas o aplicativo móvel fornece uma interface particularmente intuitiva. O aplicativo móvel permite que os administradores monitorem os movimentos via rastreamento GPS. Isso fornece uma visão geral de quanto movimento foi realizado pelo seu funcionário capturando dados de localização em diferentes estágios.

Inicialmente, não foi possível iniciar o cronômetro para uma tarefa porque não habilitamos os Serviços de Localização para Hubstaff. Depois que clicamos em Permitir, começamos a cronometrar o projeto Relatórios de SEO para lojas XYZ.

O painel móvel em Hubstaff foi organizado de maneira organizada. A interface no aplicativo móvel era muito boa, mas você não pode ver a coluna Motivos na folha de ponto. Você poderá rolar com a tela de toque.

Quando você clica em um item, pode ver quanto dinheiro foi gasto com base na quantidade de tempo trabalhada. No painel principal, você pode acompanhar a quantidade de tempo e o custo para membros individuais e uma equipe. A interface móvel estava próxima da qualidade das folhas de dados do TSheets, mas a última plataforma possui um cronograma bem definido, com cada funcionário separado por regras. Também gostamos das opções no aplicativo móvel TSheets, como Take Break, Clock In e Clock Out. Hubstaff tem um recurso "faça uma pausa", mas não era visível em nossos testes.

O que está a faltar

No final de 2018, o Hubstaff lançou algumas atualizações que abordavam especificamente alguns pontos fracos ou omissões de recursos, incluindo a adição de um timer da web, opções de relatórios detalhados e níveis de atividade e monitoramento de tela. Além de seu draconiano screengrab e rastreamento de pressionamento de tecla, Hubstaff não faz um trabalho muito bom, permitindo uma supervisão mais profunda das mudanças, como as ferramentas de gerenciamento de projetos maiores. Por exemplo, o Hubstaff não permite rastreamento avançado. Se você administra uma empresa de caminhões e está menos preocupado com quantas horas um caminhoneiro percorreu do que a distância percorrida, não há como gerenciar isso em Hubstaff. Diferentemente do Hubstaff, o TSheets oferece a capacidade de criar seis campos de rastreamento avançados personalizáveis ​​adicionais. Você também pode adicionar uma pergunta para cada tempo limite (ou seja, "Houve um incidente? Sim. Não.") E o sistema força o usuário a responder às consultas no final de cada turno ou não poderá para marcar o relógio.

No entanto, o Hubstaff é muito aprimorado quando se trata de recursos de relatório. No passado, era possível adicionar notas a um texto vazio arquivado, mas agora esses campos do Notes aparecem nos relatórios. Como a maioria dos serviços, você pode exportar os dados no formato CSV ou PDF.

Por mais duro que Hubstaff seja sobre o rastreamento do trabalho, a ferramenta não permite restrições de endereço IP, o que significa que seus funcionários podem dizer que estão trabalhando no escritório, mas na verdade podem estar trabalhando em um navio de cruzeiro nas Bahamas (a menos que re usando o aplicativo móvel para rastrear o tempo). Esse é um recurso padrão disponível em quase todas as outras ferramentas que testamos. O Hubstaff também não permite que os administradores exijam que os usuários tirem uma foto quando se reportarem ao trabalho. Supomos que seja um exagero fazer alguém tirar uma selfie logo antes de começar a gravar a tela e monitorar as teclas, mas o TSheets permite que você defina isso como um requisito (o que faz sentido, especialmente se você estiver rastreando tarefas realizadas fora de um computador, como trabalho de varejo, construção ou entretenimento). O software também não permite que os usuários entrem em contato por telefone, que é um elemento que serviços como TSheets, VeriClock e Zoho Projects disponibilizam para trabalhadores que não possuem um smartphone.

Uma ferramenta de rastreamento de tempo decente com algum monitoramento

Hubstaff é uma ferramenta de rastreamento de tempo fácil de administrar, rica em recursos. Se você é diligente em monitorar o comportamento dos funcionários enquanto trabalha, então não há software melhor disponível do que o Hubstaff. Você poderá registrar capturas de tela, rastrear o volume das teclas e movimentos de rotas via rastreamento GPS.

Infelizmente, se você estiver procurando uma plataforma que se esforce para permitir personalização, entrada de dados atípica ou uma estrutura de relatório mais avançada, o Hubstaff não será o ideal para você. Ainda assim, apesar de ficar aquém das TSheets, o Hubstaff, muito aprimorado, é uma escolha sólida para uma plataforma focada no rastreamento de tempo.