Revisão e classificação do Kanbanflow

O KanbanFlow é um aplicativo Kanban on-line e colaborativo, com um punhado de ferramentas legais e exclusivas, mas com muitas peculiaridades de interface e omissões frustrantes de recursos. Ele tem um dos preços mais baixos que eu já vi entre os melhores aplicativos Kanban, o que pode torná-lo uma boa opção para equipes com orçamento limitado que podem ignorar tudo que esse aplicativo não dá certo e abraçar o que faz. Entre os aplicativos Kanban, que é um subconjunto do software de gerenciamento de projetos, o Asana é a Escolha dos Editores da PCMag. Alguns outros concorrentes pontuam mais alto que o KanbanFlow e também valem a pena considerar.

Preços e Planos

O KanbanFlow oferece um nível de serviço gratuito com limitações e um plano Premium pago por US $ 5 por pessoa por mês, com um pequeno desconto se você pagar anualmente.

As limitações da conta do KanbanFlow Free vêm principalmente na forma de recursos ausentes, mas existem muitos e são graves. Para iniciantes, você não pode anexar arquivos e não recebe uma ferramenta de pesquisa. Você também não recebe um calendário e não pode conectar sua conta do KanbanFlow a nenhum outro serviço, nem mesmo e-mail ou uma solução de armazenamento on-line, como Box ou Dropbox. Também faltam recursos mais avançados, como a capacidade de gerar um relatório de tempo gasto em tarefas, mas espero que eles não sejam incluídos em uma versão gratuita.

A conta gratuita inclui algumas ferramentas incomuns que você normalmente não encontra em aplicativos Kanban, como um cronômetro e um Pomodoro (como na Técnica Pomodoro usada para focar e aumentar a produtividade). Mesmo com essas pequenas vantagens, o KanbanFlow Free é de longe o nível de serviço gratuito mais restritivo que eu já vi em um aplicativo Kanban.

O KanbanFlow Premium adiciona tudo o que está faltando na versão gratuita e inclui mais algumas ferramentas voltadas para usos comerciais e administrativos, incluindo pistas de natação, a capacidade de executar vários relatórios, ferramentas de previsão e acesso ao histórico de revisões.

O KanbanFlow Premium custa US $ 5 por pessoa por mês ou, se você preferir pagar anualmente, US $ 54 por pessoa por ano, o que é extremamente baixo em comparação com outros preços de aplicativos kanban. A Volerro custa US $ 7, 99 por pessoa por mês para sua conta de Equipes de Negócios, e também é considerada a parte mais baixa do espectro de preços. O Trello, um dos aplicativos kanban mais populares, cobra US $ 119, 88 por pessoa por ano, equivalente a US $ 9, 99 por pessoa por mês. (Vários serviços não oferecem opção de pagamento mensal. Calculamos o preço anual e o equivalente mensal para facilitar a comparação dos preços.)

Escolha do editor Asana custa US $ 11, 99 por pessoa por mês para uma conta Premium, com um desconto se você pagar anualmente que reduz o preço para US $ 119, 88 por pessoa (equivalente a US $ 9, 99 por pessoa por mês).

Na parte alta estão o LeanKit e o Zenkit. O Leankit cobra entre US $ 228 por pessoa por ano e US $ 588 por pessoa por ano, equivalente a US $ 19 e US $ 49 por pessoa por mês, respectivamente. O Zenkit custa US $ 348 por pessoa por ano, equivalente a US $ 29 por pessoa por mês.

Outro aplicativo do Kanban Board que algumas organizações já podem ter é o Microsoft Planner. O Planejador vem incluído em algumas contas do Office 365. Não é o melhor aplicativo kanban porque é leve em recursos, mas se você já o possui e precisa apenas de um aplicativo muito simples para organizar trabalhos e idéias, é uma ótima opção.

Configuração e recursos

A criação de uma conta no KanbanFlow começa com simplicidade. Você só precisa de um endereço de e-mail e nome da empresa para iniciar uma avaliação gratuita de 14 dias do serviço Premium. O aplicativo é aberto com algumas instruções para mostrar as cordas, que você não precisará se tiver usado qualquer aplicativo Kanban anteriormente. Por padrão, você obtém um quadro de exemplo chamado Meu Primeiro Quadro, com um arranjo básico de tarefas a fazer, a realizar, as colunas padrão que explicam como o Kanban funciona.

Eu pulei o quadro falso e criei alguns quadros de minha autoria. Quando comecei a perceber, o KanbanFlow nunca me pediu para convidar colaboradores para ingressar em meus quadros. Curioso. Para adicionar colaboradores, primeiro tive de habilitar os colaboradores a entrar no espaço de trabalho em uma nova página com controles administrativos para o quadro e, em seguida, adicioná-los também a partir de uma página de administração, o que era incomum.

Depois que descobri como convidar mais pessoas por email, explorei outras opções nos controles administrativos para meus quadros e conta. Eles incluem processos de edição muito simples, como alterar o nome do quadro. Normalmente, eu esperaria que esses tipos de controles fossem simplesmente incorporados ao quadro a partir da visualização do quadro. Na maioria dos aplicativos kanban, você altera o nome do quadro clicando no nome do quadro, não abrindo uma página separada.

Além de ter uma página totalmente separada para a administração do conselho, os outros principais recursos funcionam conforme o esperado. Você cria um cartão para o seu quadro e adiciona tantos ou poucos detalhes, conforme necessário. Reorganizar os cartões é uma questão de arrastá-los e soltá-los. Cada cartão pode ter uma data de vencimento, responsável, descrição, comentários, anexos, etiquetas (como tags), um código de cores, estimativas de tempo, uma lista de subtarefas e muito mais. Quando você deseja sinalizar um colega, pode usar um sinal @ antes do nome dele, e o sistema enviará um alerta para essa pessoa. Alertar as pessoas sobre sua comunicação com elas pode parecer elementar, mas não há menções @ no Microsoft Planner, Volerro ou em uma alternativa de código aberto chamada Taiga.

Eu amo que o KanbanFlow tenha limites de trabalho em andamento (WIP) que você pode definir para colunas. Limitar a quantidade de trabalho em um determinado estágio ou atribuído a qualquer pessoa ou equipe é comum ao usar o kanban para gerenciar a carga de trabalho, mas esses limites às vezes não passam de regras que as equipes aplicam a si mesmas e não podem impor facilmente. O KanbanFlow permite bloquear os limites WIP. Se você tentar atribuir mais trabalho além do limite, não poderá. O Leankit e o Taiga também oferecem ferramentas para definir limites de WIP. Muitos outros aplicativos kanban não possuem esse recurso.

O recurso de destaque do KanbanFlow é o cronômetro. O cronômetro interno permite gravar o tempo gasto na tarefa e, quando você associa uma tarefa da sua placa ao cronômetro, ele adiciona automaticamente informações ao registro de horas dessa tarefa.

O temporizador também possui uma configuração da técnica Pomodoro. A técnica Pomodoro, popularizada na década de 1980 em um livro com o mesmo nome, supostamente aumenta o foco e a produtividade ao trabalhar por um determinado período de tempo, geralmente cerca de 25 minutos, e depois fazer uma pequena pausa de cerca de cinco minutos. Você repete esse ciclo quatro vezes e depois faz uma pausa mais longa. O cronômetro no KanbanFlow possui configurações para o ciclo de interrupção do trabalho e uma para o intervalo mais longo. O aplicativo também envia notificações pelo navegador para alertá-lo quando uma fase de trabalho ou interrupção terminar.

Embora muitos outros aplicativos de gerenciamento de trabalho para uso comercial incluam temporizadores, nunca vi um antes com a Técnica Pomodoro especificamente incorporada a ele. Sinceramente, estou surpreso com isso, porque ao longo dos anos, tendo visto uma série de imitações da técnica que nunca usam o nome exato, concluí que quem possui a propriedade intelectual da técnica Pomodoro reprime com força uso não licenciado.

Os relatórios são fortes no KanbanFlow. Você pode gerar relatórios que mostram todos os tipos de detalhamento, como tempo gasto em tarefas por pessoa ou uma tabela mostrando o número de tarefas por pessoa e seu estágio, ou seja, um item de linha para cada membro da equipe, mostrando quantas tarefas estão em andamento, concluídos ou ainda não iniciados.

A interface também possui outras conveniências, como a capacidade de alterar a cor de cada cartão e mostrar uma legenda na parte inferior da tela, observando o significado de cada cor. Mas a interface também tem pontos fracos. Os arquivos enviados não aparecem em miniatura nem são visualizados em nenhum lugar, nem na exibição do quadro nem mesmo quando você abre o painel de detalhes do cartão. Você precisa abri-los completamente em uma nova janela para vê-los. Sua presença ausente nas exibições do quadro será perceptível e dolorosa para as equipes que trabalham com muito material visual. Além disso, o menu com código de cores que aparece na parte inferior da tela mostra todas as cores disponíveis, mesmo as que você decidiu não usar.

Mencionei que não há miniaturas ou visualizações dos arquivos enviados. Como resultado, não existem ferramentas de marcação de imagem ou PDF, que podem ser uma ajuda real para as equipes que discutem material visual. É raro encontrar ferramentas de marcação de PDF e imagem em aplicativos Kanban, mas a Volerro as possui.

Também falta a capacidade de criar um campo personalizado em um cartão, um recurso que o Zenkit e o Wrike oferecem em seus planos pagos. Com isso, sua equipe pode inserir informações muito específicas que se aplicam apenas às tarefas da sua organização.

Aplicativos e integrações

O KanbanFlow é executado apenas em um navegador da web. Não há aplicativos para download. Dito isto, o KanbanFlow possui uma versão do navegador móvel, para que o aplicativo apareça reformatado para se ajustar ao tamanho da tela de tablets ou telefones celulares.

Se você precisar integrar o KanbanFlow a outro serviço, ele oferece suporte a uma gama decente de opções, incluindo email (para que você possa adicionar novas tarefas por email) e calendários on-line. Para fazer upload de arquivos, você pode se conectar ao Box, Dropbox e Google Drive.

Para muitas outras integrações, você pode usar a API e os webhooks do aplicativo para criar conexões personalizadas. Se sua equipe não tiver um programador dedicado que possa configurar integrações usando a API e os webhooks, outra opção é usar o Zapier, um serviço de terceiros que conecta aplicativos e serviços on-line que talvez não possam se comunicar de forma nativa.

Um saco misto

O KanbanFlow tem tantos pontos fortes quanto pontos fracos. O aplicativo tem um preço competitivo e o timer Pomodoro faz com que ele se destaque de outros aplicativos semelhantes. A interface é instável, no entanto, com configurações que devem ser facilmente acessíveis entre os controles administrativos. As equipes que trabalham com muitos materiais visuais lamentam a falta de miniaturas e visualizações dos arquivos enviados.

Entre os aplicativos Kanban, a Escolha dos Editores permanece como Asana. Mesmo que não tenha começado como um aplicativo kanban, ainda é uma das opções mais fortes para as equipes, com extraordinária flexibilidade e uma montanha de ferramentas à sua disposição. Volerro é outra excelente opção, assim como Wrike e Leankit.