Microsoft dynamics 365 for finance and operations, revisão e classificação da edição empresarial

Lançado em novembro de 2016, o Microsoft Dynamics 365 para Finanças e Operações, Business Edition (Dynamics 365) se une a outros aplicativos de planejamento de recursos empresariais (ERP) do Microsoft Dynamics, incluindo Dynamics GP e Dynamics NAV. O Dynamics 365 é focado em pequenas e médias empresas (PMEs) e é oferecido em um modelo de implantação somente em nuvem. Os preços começam em US $ 40 por usuário por mês, embora cada membro da equipe (definido como usuários que apenas precisam observar, mas não inserir ou alterar informações) pague apenas US $ 5 por mês. Como na maioria dos sistemas de contabilidade e ERP focados em PME, você precisará lidar com um Microsoft Partner para obter o aplicativo. Por esse motivo, você só saberá seu custo final depois que o parceiro adicionar as cobranças. Embora o Dynamics 365 seja um produto sólido, sua atual falta de folha de pagamento, recursos de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM) e gerenciamento de projetos (PM) mantêm-no atrás dos vencedores do Oracle Editors 'Choice Oracle NetSuite OneWorld e Syspro em nosso resumo de revisão de ERP.

Nice Landing There

A Microsoft me forneceu uma instância de teste completa e autônoma do Dynamics 365, hospedada na nuvem da Microsoft, como qualquer outro cliente teria. O sistema iniciou uma página de entrada com blocos para uma ampla variedade de aplicativos em nuvem integrados da Microsoft, incluindo o Microsoft Office 365 e vários outros. Clicar no bloco "Dynamics 365" inicia o aplicativo.

Como em vários outros sistemas de contabilidade de PME que revisei, a página de destino possui blocos que representam itens em aberto e principais indicadores de desempenho (KPIs). A Microsoft chama essas "sugestões". Há também um gráfico no lado direito da janela onde você pode especificar quais KPIs, sugestões de lembrete e informações do gráfico que deseja exibir. Com o gráfico do gráfico de torta no meu sistema de teste, passar o mouse sobre uma fatia traz os dados financeiros associados a essa fatia. Clicar no segmento exibe o cliente, fornecedor ou outro registro associado à parte do gráfico. Assim como outros itens na página de destino, você pode escolher quais itens deseja representar graficamente e redimensionar um ou todos os itens exibidos. Também localizado na página de destino, há um breve resumo do balancete, um recurso útil que apreciei. Os recursos de personalização significam que os usuários podem essencialmente projetar seus próprios portais de desembarque sem muita ou mesmo nenhuma assistência da TI.

Seu principal mecanismo de navegação é um menu no lado esquerdo da janela de aterrissagem. O que é exibido lá depende da função atribuída a esse usuário específico. As funções disponíveis incluem Contador, Administrador, Gerente de negócios, Gerente de projetos, Atividades de vendas, Gerente de vendas e relacionamento, Processador de pedidos de vendas e Membro da equipe. Como mencionado anteriormente, um membro da equipe pode apenas visualizar dados, não inseri-los ou editá-los.

Eu executei essa revisão no papel de contador. Nesta função, o menu inicial do lado esquerdo consistia em ícones para Finanças Avançadas, Aprovações, Finanças, Casa, Compras e Vendas. Cada ícone é acompanhado por uma breve descrição das funções disponíveis. Por exemplo, clicar no ícone Finanças leva a uma janela que permite coletar e efetuar pagamentos, preparar extratos e reconciliar contas bancárias. O ícone Finanças avançadas mostra a janela onde você pode gerenciar orçamentos, analisar fluxos de caixa, executar funções de ativos fixos e gerenciar análises de vendas.

Esses menus são aprimorados pelos menus da faixa de opções na parte superior de cada tela que apresentam subtarefas diferentes que você pode executar, dependendo da janela do menu em que está atualmente. Ao contrário de outros programas de ERP e contabilidade que revi, como o QuickBooks Enterprise Solutions e Sage 300, o Dynamics 365 não fornece uma opção de navegação do fluxograma do processo. Mesmo assim, é apresentado de maneira intuitiva o suficiente para que eu rapidamente me familiarizei com o processo de navegação do aplicativo. Se você precisar acessar uma função específica e não tiver certeza de onde está localizada, a inserção da função ou relatório desejado na caixa Pesquisar exibirá imediatamente várias opções, uma delas o levará ao local desejado.

O Dynamics 365 possui aplicativos móveis correspondentes disponíveis para Android e iOS, e eu os testei em um tablet iPad Air e Lenovo Yoga. As telas parecem idênticas à versão para PC, embora um pouco truncadas devido ao menor tamanho da tela da tela do tablet, mas ainda bem projetadas dentro dessas restrições.

A estrutura robusta do plano de contas do Dynamics 365 pode ter até 35 caracteres no total, 20 como o número da conta real e o restante como algo que a Microsoft chama de "dimensões". Essas dimensões podem ser usadas para delinear itens como departamentos e funções, algo semelhante aos campos personalizados nos sistemas de contabilidade de outros fornecedores.

Os relatórios são abundantes e fáceis de acessar. O Dynamics 365 possui os relatórios financeiros padrão, incluindo ledgers gerais resumidos e detalhados, balancetes, um Balancete de Trabalho e as demonstrações financeiras padrão do Balanço, Demonstração de Resultados e Fluxos de Caixa. Um bom efeito colateral da forte integração com o restante do pacote Microsoft Office e Office 365 é que a criação de relatórios personalizados é bastante fácil usando ferramentas que você provavelmente já conhece.

O Dynamics 365 também possui excelentes recursos gráficos e de gráficos. Isso é bastante aprimorado, permitindo que você incorpore facilmente gráficos e gráficos adicionais do Microsoft Excel e visualizações de dados ainda mais complexas do Microsoft Power BI. No entanto, o Microsoft Power BI não estava ativo no meu sistema de revisão, portanto não testei diretamente esse recurso, embora o recurso "Importar do Microsoft Excel" tenha funcionado bem.

Vendas e compras sólidas

Os recursos de vendas e compras do Dynamics 365 são bastante padrão, exceto por um destaque. No lado da funcionalidade básica, você pode criar cotações e estimativas e transformá-las em faturas. Você também pode criar facilmente pedidos de compra. Tanto as vendas como as compras estão intimamente ligadas ao estoque, por isso é fácil saber se você tem estoque suficiente para atender um pedido ou se precisa fazer um pedido em espera de parte ou de todo um pedido e emitir um pedido para reabastecer seu estoque. No entanto, o Dynamics 365 não é um sistema de gerenciamento de inventário por si só, pois atualmente não suporta vários armazéns, código de barras ou recursos similares que você esperaria nessa categoria.

Os recursos de destaque são a capacidade do Microsoft Dynamic 365 for Financials de criar cotações de vendas e até faturas diretamente dentro de um email do Microsoft Outlook e ter a cotação ou fatura imediatamente refletida no Dynamics 365. Isso é resultado da forte integração com o Microsoft Office 365 e justifica facilmente a obtenção do Microsoft Office 365 se você ainda não se inscrever. Quando no Microsoft Outlook 365, há um botão com o ícone Finanças. Clicar neste ícone abre o registro do cliente e você pode criar a estimativa ou fatura diretamente no Dynamics 365; anexa a uma resposta de email enviada ao cliente. Com a maioria dos outros sistemas de contabilidade, você teria que criar o documento dentro do sistema de contabilidade, salvá-lo como um documento de algum tipo e anexá-lo a um email.

Não bastante PM

Além de vendas, compras e inventário, o Dynamics 365 oferece o que a Microsoft está chamando de gerenciamento de projetos. Mas se você espera uma verdadeira ferramenta de PM que ofereça suporte a recursos como Critical Path Method (CPM), gráficos PERT (Program Evaluation Review Technique), alocação mínima / máxima de recursos ou gráficos Gantt, ficará desapontado. Esse recurso pode ser chamado com mais precisão de gerenciamento ou custo do trabalho. Para usá-lo, você cria cartões de trabalho e, em seguida, cria tarefas e taxas para eles, além de planejar tempos e um orçamento. Feito isso, você pode aplicar recursos ao trabalho.

Embora os recursos de PM do Dynamics 365 não incluam gráficos de Gantt, você ainda pode definir marcos e determinar se o trabalho está sendo cumprido. Você também pode inserir cartões de ponto e alocar essas despesas ao projeto ou trabalho. Para muitas pequenas e médias empresas (SMBs), essa abordagem funcionará bem o suficiente. Porém, se você precisar de mais profundidade, precisará migrar para o Microsoft Project (a empresa oferece uma versão em nuvem) ou alguma ferramenta de PM de terceiros.

Ativos fixos são uma adição agradável

Não é tão comum encontrar a capacidade de ativos fixos em um sistema de contabilidade ou ERP direcionado aos estratos do mercado das PME. No entanto, mesmo quando um está disponível, geralmente é um módulo opcional de custo extra. O Dynamics 365 inclui o recurso de ativo fixo como parte de seu pacote básico, o que é um ótimo toque. Os ativos são inseridos no sistema em Cartões de ativos que contêm uma descrição do ativo, custo e data de aquisição e o método de depreciação desejado.

O Dynamics 365 possui os métodos de depreciação padrão, incluindo Linha reta, Saldo decrescente e Depreciação, calculados usando a Convenção de meio ano. Você também pode especificar seu próprio método de depreciação. Embora os ativos fixos no Dynamics 365 não sejam tão abrangentes quanto os de muitos dos módulos independentes de ativos fixos disponíveis para sistemas modulares de ERP, como o SAP Business One Professional, ele deve ser satisfatório para a maioria da base de clientes pretendida do Dynamics 365.

O estoque é ligeiramente limitado

O menu Inventário do Dynamics 365 representa um subsistema de gerenciamento de inventário bastante genérico. No entanto, parece bom; no sistema de teste que revisei, cada item de inventário foi emparelhado com uma foto desse item. É um toque agradável e facilita a verificação visual de que você está trabalhando com o item correto.

Por outro lado, o Dynamics 365 possui apenas um único método de custo de inventário, a saber, FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair). Provavelmente isso não será um problema para muitos usuários em potencial, e um representante da Microsoft confirmou para mim que a empresa acha que o FIFO é suficiente para os clientes pretendidos. Mas eu gostaria de ter incluído pelo menos o método do custo médio ponderado. A Microsoft está adicionando o Kitting (criando submontagens), embora isso ainda não seja um recurso da versão do software que revi.

No geral, depois de testar esta versão inicial do Dynamics 365, acho que o que está disponível foi bem feito. No entanto, o aplicativo é um trabalho em andamento. Na época em que testei o software, ele estava disponível apenas nos EUA e no Canadá. Portanto, se você realiza negócios em outras áreas do mundo, deve consultar primeiro a Microsoft. Ainda assim, o Dynamics 365 parece ser uma boa opção para empresas que desejam mudar de um sistema contábil mais básico, como o FreshBooks. É altamente escalável e, esperançosamente, ganhará alguns dos recursos adicionais que muitos de seus concorrentes no mercado intermediário oferecem, especialmente folha de pagamento e um recurso mais abrangente de gerenciamento de estoque.