Revisão e classificação do Microsoft planner

O Microsoft Planner foi projetado para ser um local em que os membros da equipe gerenciam e discutem o trabalho colaborativamente, usando o método kanban. Para obter o Planner, você precisa se inscrever em uma conta comercial do Office 365. Devido a esse requisito, é altamente improvável que alguém que ainda não seja assinante opte por usá-lo. Mas se você o possui e usa outros aplicativos da Microsoft, o Planner se vincula facilmente ao restante do seu trabalho, sejam bancos de dados de informações, email ou calendário.

Planejador é um serviço bom, mas não excelente. Os principais benefícios de usá-lo têm a ver com o fato de que ele se integra facilmente a outros aplicativos do Office 365. No papel, essa integração parece ótima. Na prática, é nada assombroso. Você pode ter uma experiência semelhante ou melhor conectando qualquer um dos melhores aplicativos Kanban - como o Editors 'Choice Asana ou outro aplicativo altamente classificado como Volerro, Wrike ou Leankit - ao seu email, armazenamento em nuvem, aplicativo para anotações e assim por diante.

Preços e Planos

Como mencionado, para obter o Microsoft Planner, você precisa ter uma conta do Microsoft Office 365 de nível comercial. Os que incluem o Planejador são o Business Essentials, o Business Premium (mas não o chamado simplesmente de Negócios) e as contas corporativas. O Business Essentials custa US $ 6 por pessoa, por mês, com desconto se você pagar anualmente. O Business Premium custa US $ 15 por pessoa por mês, também com desconto para pagamento anual. Lembre-se de que essas contas incluem uma série de outros aplicativos e serviços: OneDrive for Business, Exchange, Sharepoint, Skype for Business, Microsoft Teams e, no caso da conta Premium, todos os principais aplicativos do Microsoft Office. Em termos de valor, você realmente ganha muito pelo preço.

Dito isso, existem ferramentas de colaboração independentes do estilo kanban que você pode comprar e começar a usar imediatamente, independentemente de ter uma conta da Microsoft configurada, e elas são vendidas por uma variedade de preços.

O KanbanFlow é uma das opções menos caras. Um plano Premium pago custa US $ 5 por pessoa por mês ou, se você preferir pagar anualmente, US $ 54 por pessoa por ano. A Volerro também tem um preço baixo, a apenas US $ 7, 99 por pessoa por mês para sua conta de equipes de negócios. O Trello, um dos aplicativos kanban mais populares, cobra US $ 119, 88 por pessoa por ano, equivalente a US $ 9, 99 por pessoa por mês. A escolha do editor Asana custa US $ 11, 99 por pessoa por mês ou US $ 119, 88 por pessoa se você pagar anualmente.

Na faixa alta da faixa de preço estão o LeanKit e o Zenkit. O Leankit cobra entre US $ 228 por pessoa por ano e US $ 588 por pessoa por ano, equivalente a US $ 19 e US $ 49 por pessoa por mês, respectivamente. O Zenkit custa US $ 348 por pessoa por ano, equivalente a US $ 29 por pessoa por mês.

Muitos desses aplicativos também têm um nível de serviço gratuito que você pode usar com algumas limitações, embora o Microsoft Planner não.

Planejador como Kanban

O Planejador é executado como um aplicativo da Web, embora também haja aplicativos para download para Windows, iOS e Android.

Se você não estiver familiarizado com o kanban, um exemplo clássico que ajuda a explicar como o kanban funciona é ter colunas rotuladas como Tarefa, Realização e Concluído. Depois que essas colunas são configuradas, você coloca os cartões nelas. Imagine anotações organizadas em colunas em um quadro. Cada cartão ou lembrete tem uma tarefa escrita nele. Os cartões começam na coluna Tarefa. As pessoas têm tarefas atribuídas a eles. Quando o responsável começa a executar a tarefa, move o cartão para a coluna Fazendo. Enquanto ela trabalha na tarefa, ela pode adicionar comentários à nota sobre seu progresso. Seu chefe também pode escrever comentários no cartão de tarefas. Quando a tarefa é concluída, o responsável move o cartão para a coluna Concluído.

Você não precisa seguir o arranjo A fazer, Fazer, Concluído. Os aplicativos Kanban, inclusive o Planner, permitem nomear as colunas da maneira que desejar. Uma observação, no entanto: no Planner, as colunas são chamadas de "baldes".

No Planejador, cada cartão pode ter uma variedade de detalhes adicionados, como um título (geralmente o nome da tarefa), descrição, responsável, data de vencimento, anexos de arquivo, comentários de outros colaboradores, uma lista de verificação e uma data de início. Cada cartão no Planejador também possui uma seleção suspensa para três estágios: Não iniciado (o padrão), Em andamento e Concluído. Quando a tarefa é concluída, você escolhe a opção Concluído ou pode simplesmente marcar uma caixa de seleção. Os cartões concluídos desaparecem da vista, a menos que você escolha mostrá-los em uma opção na parte inferior de cada coluna.

Explico essa configuração em detalhes, porque algo inesperado aconteceu quando testei o aplicativo. À medida que movia os cartões concluídos de um balde / coluna para outro, eles reverteram para o status Não iniciado. No meu cenário, nomeei a última coluna à direita como Concluída e queria salvar todas as tarefas concluídas lá para revisão. Mas, como eu disse, quando arrastei um cartão de uma coluna diferente para aquela, o cartão subitamente se marcou como Não iniciado. Se eu marquei a caixa para marcá-la como concluída mais uma vez, ela desapareceu completamente da vista. Na parte inferior da coluna, encontrei algo em que poderia clicar para mostrar as tarefas concluídas. Quando cliquei para ativar essa opção, meus cartões reapareceram, acinzentaram e ricochetearam, como eu esperava e esperava inicialmente. Agora, quando eu arrastar os cards concluídos para esse balde, eles permanecerão no status Concluído apenas se eu os colocar na parte inferior da coluna, entre os outros itens Concluídos.

Do jeito que funciona, há muito espaço para erros. É importante que uma tarefa passe de Concluído para Não iniciado, apenas porque você a arrasta para a parte errada do código correto. Esse tipo de informação falsa pode desencadear uma equipe inteira. O trabalho realizado aparecerá nos relatórios como não realizado e, possivelmente, também em atraso.

Muitos outros aspectos do Microsoft Planner funcionam como esperado e alguns funcionam melhor que o esperado. Por exemplo, quando você abre um cartão para ver todos os detalhes e adicioná-los, há caixas de seleção perguntando se você deseja incluir as informações na exibição da placa do cartão. Quando carrego arquivos de imagem em cartões, gosto de vê-las, pois geralmente são bons lembretes visuais do conteúdo do cartão, embora outras pessoas possam preferir ocultá-los para economizar espaço na tela. É bom ter a opção. No Trello e em alguns outros aplicativos kanban, você normalmente não tem a opção de incluir ou excluir os detalhes da exibição no cartão no modo de exibição Board. Eu até encontrei um aplicativo, o KanbanFlow, que não mostrava imagens anexadas aos cartões na exibição do Conselho.

Outro recurso útil, a exibição Gráficos, mostra um resumo das tarefas Não Iniciadas, Em Andamento, Vencidas e Concluídas. Essa exibição fornece uma análise detalhada das tarefas atribuídas a cada membro da equipe e seu status.

Peculiaridades e o que está faltando

Planejador tem mais do que algumas peculiaridades. Às vezes, levava alguns minutos para descobrir como executar ações muito simples, como adicionar um quadro à minha lista de favoritos. Em outros aplicativos, é preciso pouco mais do que clicar em uma estrela na parte superior da página, enquanto no Planner não havia essa estrela; uma lista de favoritos não estava nas Configurações (além disso, a opção Configurações leva você às configurações do Office 365, não do Planejador); e não pude fazer isso arrastando o ícone do projeto do local atual para a lista de favoritos, pois não há suporte para arrastar e soltar na barra de menus. Eventualmente, encontrei a opção "Adicionar a / remover dos favoritos" na parte inferior de um menu que é aberto a partir de reticências. A maioria das outras seleções nesta lista leva você para outro aplicativo do Office, por isso ainda não faz sentido para mim por que a opção Adicionar ou remover dos favoritos está entre essas opções.

Não há barra de pesquisa, uma omissão flagrante. Se você precisar de um cartão de tarefa específico, a única maneira de descobrir é percorrer o seu Quadro e caçar. Também fiquei surpreso ao não encontrar nenhuma ferramenta de filtragem. Um exemplo comum de uma ferramenta de filtragem é aquele que mostra todas as tarefas atrasadas, todas as tarefas com uma determinada etiqueta ou rótulo ou todas as tarefas atribuídas a uma determinada pessoa ou departamento - mas ainda dispostas no Quadro Kanban como você arranjou isso.

No Planner, o mais próximo possível das ferramentas de filtragem são as opções de um clique para exibir todas as tarefas por responsável ou por estado de progresso. Mesmo essas não são verdadeiras ferramentas de filtragem. Nos dois casos, quando o Planner mostra os resultados, os cabeçalhos das colunas são alterados. Em outras palavras, se você tiver baldes para Pedido Recebido, Processamento de Pedido, Pedido Atendido, Envio de Pedido, todos desaparecerão e serão substituídos pelos três estados de progresso do Planejador (Não Iniciado, Em Andamento, Concluído) ou pelos nomes dos responsáveis. Embora você possa ver todas as tarefas atribuídas a Claire, Mark e Yvonne, você perde o contexto do seu arranjo na Diretoria.

Outra decepção é que não há menções @ no Planner. Asana, Trello, Wrike e outros aplicativos Kanban os possuem. Usar um símbolo @ antes do nome de alguém significa que você deseja alertá-la sobre seus comentários ou perguntas. Muitos aplicativos de colaboração os usam, não apenas aplicativos kanban. A pessoa mencionada recebe uma notificação, geralmente com um link que a leva diretamente ao comentário aplicável. Planejador realmente deve tê-los. Caso contrário, os colaboradores podem acabar revertendo para o email para discutir o trabalho, e isso parece contrariar todo o ponto de um aplicativo de colaboração.

Você também não encontrará um cronômetro no Planner, embora Wrike e KanbanFlow os tenham. Você também não recebe raias, ou seja, uma visualização do quadro em que a linha horizontal também recebe um valor da mesma forma que o cabeçalho da coluna. Uma visualização típica de pista em um aplicativo kaban pode filtrar linhas por responsável ou departamento responsável. Zenkit, KanbanFlow, Breeze.pm e outros aplicativos os possuem.

Integrações

A integração fácil do Planner com outros aplicativos do Office é uma vantagem real, mas também não deve ser exagerada. É verdade que você pode facilmente extrair arquivos do OneDrive para anexar a cartões ou aproveitar o SharePoint de maneira semelhante, mas alguns desses recursos não são muito diferentes de conectar o Asana ao Google Drive ou Dropbox, ou qualquer provedor de armazenamento online que você usar.

A maioria dos aplicativos kanban integra-se ao armazenamento em nuvem e não exige muita configuração além de autenticá-los. Muitas vezes, outras integrações são possíveis com ferramentas comumente usadas, como email e calendários. Para aplicativos mais obscuros ou para automações específicas entre os aplicativos que você integra, muitas vezes você pode pedir ajuda ao Zapier. O Zapier é um serviço que cria integrações e automações entre aplicativos e serviços on-line, sem exigir que você tenha habilidades de programação. Trello, Asana, Wrike e vários outros aplicativos Kanban são suportados pelo Zapier. O Microsoft Planner não está na rede Zapier.

Outros recursos de integração no Planner foram menos impressionantes quando eu os coloquei à prova. Por exemplo, eu esperava que clicar em um botão chamado Conversa abrisse um fórum de discussão para esse Conselho, com todos os membros convidados automaticamente. Em vez disso, fui levado para o Microsoft Outlook, onde minhas opções eram rascunhar um novo email para todos no grupo, adicionar conteúdo para todos verem no SharePoint, fazer upload de arquivos para compartilhar por email ou conectar outros aplicativos. Os aplicativos de colaboração correm o risco de perder seu apelo se enviarem de volta para o e-mail ou quaisquer ferramentas antigas que não atendam às suas necessidades de colaboração.

Uso limitado

Para colaboração e gerenciamento de trabalho leves, o Planner faz o trabalho, mas falta em várias áreas. Faltam algumas coisas que eu consideraria fundamentais, como uma barra de pesquisa, filtros e notificações para @ menções, além de alguns recursos que eu esperaria apenas nas versões avançadas das ferramentas Kanban, como um cronômetro de tarefas e raias. Se você precisar de um aplicativo Kanban poderoso, recomendo a Editors 'Choice Asana ou os outros aplicativos mais bem classificados, Wrike, Volerro e Leankit. Se você já possui uma conta do Office 365 que inclui acesso ao Planner e ainda não decidiu se precisa de um aplicativo Kanban para colaboração, poderá tentar, mas apenas se o trabalho que você precisa gerenciar for bastante leve.