Tsheets revisão e avaliação

Recursos e interface do usuário

Há duas maneiras principais de dedicar seu tempo às TSheets: uma é clicando no ícone Agendar no menu à esquerda, e outra é selecionar a programação, depois Ações e Adicionar Turno. Quando você cria um turno, aparece uma mensagem perguntando se você deseja notificar seu funcionário. No calendário, você pode visualizar por funcionário ou por emprego. Há também um widget de rastreamento de horas que permite rastrear o cartão de ponto, quem está trabalhando e ferramentas. Para marcar o relógio, pressione Time Clock e pressione o botão vermelho "Clock Out" no Relógio. Ou você pode clicar em Relógio de ponto e, em seguida, selecionar o trabalho e alterar Entrada do relógio para Saída do relógio ou vice-versa.

Em janeiro de 2018, a Intuit adquiriu a TSheets, e essa aquisição trouxe uma integração com o Intuit QuickBooks Online. Os usuários não precisarão executar um conector da Web para conectar-se ao QuickBooks Online, mas precisarão de um para o QuickBooks Desktop, se estiverem executando uma versão a partir de 2016 ou anterior.

Um recurso importante que gostamos no TSheets é o widget "Quem está trabalhando", que mostra quais indivíduos estão no relógio, quais grupos estão trabalhando e um mapa de onde as pessoas estão conectadas em todo o mundo. É filtrável para que você escolha apenas quem deseja ver. Você também pode clicar na caixa para verificar manualmente os funcionários no trabalho.

O recurso de mapa usa o GPS do aplicativo móvel para rastrear a localização e o movimento enquanto estiver no relógio. Conseguimos chegar a 53, 5 metros de precisão. O rastreamento de laptops e desktops é feito com base no endereço IP (e, portanto, não é tão preciso). Você poderá ver qual dispositivo e sistema operacional seus funcionários estão usando. Você pode marcar automaticamente os funcionários se o GPS cair.

As permissões se enquadram em quatro níveis: Administrador, Gerente de folha de pagamento, Personalizado e Funcionário. Em Funcionário, que é o nível de permissão mais comum, você tem nove níveis de permissão, incluindo entrada de horário móvel, gerenciar planilhas de horas para todos os funcionários, gerenciar trabalhos e gerenciar outras contas de usuário. Você pode adicionar regras personalizadas para todos os funcionários, incluindo horas extras, códigos de tomada de força e opções móveis, ou pode fazer restrições, como desativar aplicativos móveis para determinados funcionários. O mesmo vale para qualquer nível, incluindo o Payroll Manager, que está principalmente no sistema para aprovar e rejeitar folhas de ponto e pagamentos.

O sistema permite adicionar endereços IP para limitar os locais onde as pessoas trabalham. Por exemplo: Se você deseja garantir que as pessoas trabalhem apenas no escritório, você pode restringir todos os outros endereços IP. Se você deseja permitir que alguém trabalhe em casa, pode conceder a ele um endereço IP doméstico, desde que seja estático.

A entrada do relógio é feita através de um cronômetro de janela flutuante. Esse é um recurso interessante, pois permite que você veja o cronômetro em execução, mas você pode trabalhar em outro local do sistema. O botão "Faça uma pausa" permite pausar o relógio por um determinado período de tempo sem esgotar o tempo. Os empregadores podem configurar quais são essas interrupções e podem automatizá-las para que o aplicativo notifique o usuário que a interrupção está prestes a terminar. Os usuários também podem inserir a hora através de um cartão de ponto manual. O cartão de ponto é ajustado automaticamente quando os usuários adicionam novas entradas ou registram novas entradas por meio do cronômetro.

Relatórios robustos

Os recursos de relatórios são excelentes. Um relatório que é particularmente útil é o "Relatório agendado vs. trabalhado". Você pode obter uma comparação das horas programadas e trabalhadas para uma semana ou período de pagamento específico. As opções incluem visualização por semana, período de pagamento ou intervalo personalizado. Você encontra isso clicando em Agendar relatórios no menu à esquerda> Agendado vs. Trabalhado. Em seguida, selecione um período de pagamento ou um período personalizado e clique em Executar relatório. Em Relatórios> Agendar relatórios> Tardies, é possível visualizar as pessoas que estavam atrasadas e você pode especificar que elas estavam atrasadas em 0, 1, 5, 10 e 20 minutos.

Existem alguns complementos, como cartão de ponto de entrada / saída de cartão de ponto e cartão de ponto manual, controle deslizante de tempo, editor de quadro de horários e ferramenta de folga paga. A ferramenta apresenta uma ampla variedade de excelentes relatórios pré-enlatados, com base na discriminação horária dos funcionários, pagamento, localização do GPS e basicamente qualquer outra coisa para a qual o sistema fornece um campo de dados. O que é surpreendente no TSheets é a capacidade de rastrear dados avançados e transformá-los em relatórios "personalizados". Conseguimos selecionar um registro do quadro de horários e fazer o download de um arquivo CSV organizado por período de pagamento. É um arquivo CSV bem organizado, com informações sobre quando os usuários acessaram, clicaram e trocaram os códigos de trabalho.

Aplicativo móvel

O aplicativo móvel nativo é chamado TSheets Time Tracker. É incrivelmente fácil de usar. Ao fazer login, você obtém uma tela de Relógio de ponto com opções como Data e Hora de Entrada, Trabalho e Anotações. As opções móveis em "outro" são Visão geral, Relógio de ponto, Quadro de horários, Agenda e Mais.

Gostamos como no aplicativo móvel o Relógio de Ponto é a primeira opção. Depois que você entra no celular, um mapa do local aparece para mostrar onde você está. Você tem uma opção de botão vermelho para marcar o relógio e o botão verde para mudar a hora e o trabalho. À esquerda, você verá uma exibição do dia total de tempo e à direita a hora atual registrada durante o turno.

Além dos botões Clock In e Clock Out, você pode adicionar uma opção laranja para Take Break. Depois de encontrar essa opção, é uma adição útil às opções de rastreamento de tempo. Para adicionar um botão "Almoço", basta ir em "Recurso Adicionais" e "Pausas" e adicionar regras para funcionários específicos com uma certa duração de intervalo.

Você tem a opção de tornar o intervalo automático ou manual, com funcionários iniciando ou interrompendo um intervalo. Conseguimos adicionar o botão Take Break no computador, mas não conseguimos que ele aparecesse no telefone. Esse problema foi corrigido quando terminamos a sessão e voltamos a entrar. Um truque é que você precisa desativar "automático" para o almoço e o descanso.

Conseguimos adicionar uma foto ao nosso horário móvel. O aplicativo móvel apresenta uma visão fácil de seguir dos turnos de trabalho em vários projetos da semana. Criamos os projetos "Trabalho com assistente jurídico", "Atualizando a infraestrutura elétrica para a XYZ City", "Técnico da empresa de cabo", "Pintura de escritórios do governo" e "Relatórios de SEO para as lojas XYZ".

Quando você clica no botão Agendar no celular, pode ver Minha agenda na agenda esquerda ou completa para os funcionários. Se você clicar em um trabalho e ele não estiver atribuído a você, você receberá uma mensagem de erro. O gerente precisa atribuir o trabalho ao empregado. "Este trabalho não foi atribuído a você. Entre em contato com seu gerente para resolver esse problema." Se você tentar salvar uma planilha de horas e ela entrar em conflito com outra, você obtém "Conflito encontrado".

Os recursos de rastreamento e geofencing do GPS são os principais recursos do TSheets. Você pode visualizar o local na versão para desktop de onde o dispositivo móvel de alguém está localizado. A localização geográfica permite rastrear o perímetro geográfico de onde um funcionário está localizado em comparação com o rastreamento GPS, que rastreia um único local.

Rastreamento e personalização avançados

A maioria das soluções de rastreamento baseia suas soluções quase inteiramente dentro do prazo. Há 24 horas em um dia, multiplicado por sete dias, multiplicado por aproximadamente quatro semanas, multiplicado por 12 meses. Pegue todos os dados coletados dentro desses parâmetros e envie-os para faturas, relatórios, pagamentos e projeções de carga de trabalho. Essa é a lógica que impulsiona outros sistemas de rastreamento de tempo. O que o TSheets faz extraordinariamente bem é reconhecer que o trabalho pode ser feito e medido fora do cálculo habitual de hora, dia, semana, mês e ano.

A ferramenta oferece rastreamento avançado para quantidades que, se você é motorista de caminhão ou artesão, podem ser mais benéficas do que rastrear as horas em que trabalhou. Com o TSheets, você pode criar seis campos totalmente personalizáveis ​​e usá-los como avisos para cada tempo limite. Se você administra uma empresa de construção, pode solicitar imediatamente: "Houve um incidente? Sim. Não." Se os trabalhadores não responderem, eles não serão capazes de marcar o tempo. Você pode perguntar aos caminhoneiros quantas milhas eles dirigiram. Esses campos serão puxados para os relatórios para fornecer uma visão mais rica de como o trabalho está sendo realizado, como são as equipes produtivas e quaisquer outros dados relevantes do local de trabalho necessários para criar uma imagem completa de uma jornada ou turno de trabalho. Você não encontrará esse nível de rastreamento avançado no Mavenlink, Zoho Projects ou Wrike. Lembre-se de que essas ferramentas oferecem recursos de gerenciamento de projetos que são muito mais avançados que os recursos correspondentes que você encontrará no Hubstaff e no TSheets.

Os empregadores também podem usar esse recurso para exigir uma foto na entrada e na saída. Talvez você esteja interessado em saber se as pessoas limparam a estação de trabalho ou se os produtos foram movidos de um lugar para outro. Esse recurso fornece supervisão adicional aos administradores e gerentes (sem o spyware draconiano que você encontrará em ferramentas como o TSheets). Se você realmente precisa monitorar funcionários no nível minuto a minuto, use a API aberta para criar o rastreamento por meio de um aplicativo de terceiros.

Flexibilidade de controle de tempo

O TSheets permite que os funcionários usem telefonemas para fazer o clock. Esse é um recurso complementar que custa US $ 1, 50 por mês por usuário. É ideal para trabalhadores com baixos salários que podem não ter um smartphone ou um computador à mão, mas precisam entrar no trabalho. Eles discam para um número gratuito, dizem seus nomes, fazem check-in e desligam. Se você deseja aumentar a segurança desse recurso, também pode converter as chamadas de voz em texto por US $ 0, 05 por transcrição.

Ao entrar no TSheets, você exibe uma tela para informar por que está acompanhando seu tempo, ou seja, agendar trabalhos, acompanhar projetos, executar relatórios de folha de pagamento ou cobrar clientes. Você tem a opção de acompanhar o seu tempo no aplicativo móvel, no computador ou em um quiosque de relógio de ponto. Achamos as telas de configuração fáceis de usar. Por padrão, uma tela de configuração é definida para "permitir que os funcionários corrijam seu próprio tempo". Tutoriais úteis são exibidos quando você faz login. A visão geral mostra como ela será quando você fizer login no aplicativo móvel. O recurso Quem está trabalhando é fundamental. Você pode clicar no nome para visualizar no mapa onde o funcionário está.

No menu Introdução, você pode configurar sua empresa, funcionários a bordo, acompanhar projetos, preparar a folha de pagamento e consultar passeios e treinamentos. Pudemos facilmente adicionar projetos como "Atualizando a infraestrutura de eletricidade para XYZ City". Fomos solicitados a definir como executar a folha de pagamento. Definimos isso quinzenalmente.

Entramos na hora do projeto falso "SEO Reports for XYZ Stores" para a semana de 11 de março de 2019. Em seguida, queríamos voltar e entrar na semana anterior. Você clica em "(sem trabalho)" para exibir um menu de trabalhos a serem rastreados. Quando o tempo muda de cinza para "vermelho", significa que você passou horas extras. Nós descobrimos que o código de cores é um recurso útil.

O software possui opções de configuração robustas. Em Meu perfil, você pode definir lembretes sobre quando entrar e sair, e quando um turno atribuído for publicado ou alterado. Você também pode marcar que esqueceu de marcar o relógio após o início de um turno. Nas notificações, você também pode se inscrever no boletim mensal, no resumo semanal ou no email de boas-vindas do convite do usuário.

Uma limitação que encontramos foi quando tentamos inserir tempo futuro para um funcionário usando o Editor de Quadro de Horários. Quando tentamos inserir horários futuros, recebemos a mensagem pop-up "Você não pode criar quadros de horários no futuro". Achamos que esse recurso pode ser útil se uma equipe precisar gerenciar quem trabalhará em turnos nas próximas semanas. No entanto, entendemos o perigo do faturamento acidental para o futuro.

Um entalhe acima

O TSheets é a melhor solução de rastreamento de tempo de reprodução pura do mercado. Na maioria das vezes, o TSheets parece fácil de usar. Está bem organizado com o menu esquerdo de Relógio de ponto, Agenda, Quem está trabalhando, Entradas de tempo, Tempo pago, Aprovações e Relatórios. Embora não possua os elementos de gerenciamento de projetos que você encontrará em soluções como Mavenlink, Wrike e Zoho Projects, possui projeção de força de trabalho e funcionalidade de gerenciamento de tempo suficientes para obter o gerenciamento básico de turnos e a equipe de projeto. O TSheets também não oferece a funcionalidade de spyware que você encontrará em uma ferramenta como o Hubstaff; portanto, se você precisar de capturas de tela do trabalho dos funcionários incorporadas a uma ferramenta de rastreamento de tempo, provavelmente desejará procurar em outro lugar.

Se o que você precisa é a capacidade de medir tempo, produção e outros critérios faturáveis ​​em um sistema fácil de usar, o TSheets é sem dúvida a melhor ferramenta que testamos. É personalizável, fácil de usar e altamente inteligente.