Revisão e classificação de Vericlock

O VeriClock (que começa em US $ 15 por mês) é uma plataforma de rastreamento de tempo forte, com um design sem frescuras. Ele oferece um número impressionante de definições de configuração sobre como e quando os funcionários registram seu tempo e o preço é razoável. Você não encontrará os recursos de colaboração e gerenciamento de projetos (PM) de uma plataforma abrangente, como o Zoho Projects, que é uma das opções dos editores em nosso resumo de revisão de software de PM ou os botões bem projetados do TSheets, nossa escolha dos editores em nosso resumo de análises de software de rastreamento de tempo. No entanto, embora faltem alguns recursos menores, o VeriClock faz um excelente trabalho no controle do tempo e deve estar na sua lista de avaliação se você estiver procurando por algo criado especificamente para o objetivo e não muito pesado para os recursos.

Preços e Planos

O VeriClock custa US $ 5 por usuário por mês, com uma taxa mensal de conta de US $ 10 (total de US $ 15 por mês). Os preços por usuário e as taxas da conta não mudam, independentemente de quantos usuários estejam trabalhando no sistema, então multiplique US $ 5 pelo número de usuários que você possui e adicione US $ 10, e esse será o preço que você pagará pelo sistema. Como tal, o VeriClock está entre as soluções de rastreamento de tempo mais acessíveis que testamos. No entanto, se você é um usuário único que procura acompanhar o tempo de seus próprios projetos, o Time Doctor oferece um plano gratuito, introdutório e exclusivo para desktop que não oferece acesso aos relatórios.

O TSheets é outra ferramenta focada no rastreamento em tempo real que também começa com um plano gratuito voltado para um usuário. Ele tem um plano para até 99 usuários que custa US $ 5 por usuário por mês com uma taxa básica de US $ 20 por mês. No entanto, essas ferramentas não oferecem nenhum dos elementos básicos de cobrança ou rastreamento de despesas que você encontrará no concorrente TimeSolv Pro.

Recursos e interface do usuário

A primeira coisa que você notará ao fazer login no VeriClock é a interface do usuário (UI) mínima e um tanto monótona. Este software não ganhará nenhum prêmio de design, que é um dos motivos pelos quais não combina com as TSheets vencedoras do Editors Choice.

A conta do funcionário é muito mais simples em comparação com o lado administrativo. A interface do usuário é simples em comparação com o Hubstaff e o TSheets. Há muito espaço em branco, principalmente nas páginas Clock In e Clock Out. No entanto, o que você encontrará escondido na quantidade aparentemente interminável de espaços em branco, pretos arrojados e blues chatos do VeriClock é um tesouro de funcionalidade que facilitará o tempo de rastreamento.

Um problema que notamos ao adicionar tempo para um turno passado é que, quando tentei salvar uma folha de ponto para um funcionário, recebemos a mensagem de erro de que alguns campos personalizados têm erros de validação. Achamos que essa é uma falha na seção Campos personalizados.

A VeriClock faz um bom trabalho concentrando-se na automação de processos repetitivos manuais. Por exemplo, quando você começar a usar a ferramenta, poderá fazer o upload em lote de funcionários. Depois que os funcionários estiverem no sistema, você poderá fazer check-in nos trabalhos como um grupo. Pense em como essa funcionalidade é importante para uma força de trabalho móvel que viaja de site em site para atribuições. Uma equipe de construção, por exemplo, poderá carregar sua lista de 500 trabalhadores por meio de um arquivo do Microsoft Excel e, em seguida, verificar cada trabalhador em um trabalho com um único clique de um botão. Obviamente, isso se torna mais complexo quando variáveis ​​são adicionadas, como taxas por hora, mas é de longe o melhor lote que vimos em qualquer ferramenta que analisamos.

O VeriClock faz um excelente trabalho, permitindo que os usuários acessem a ferramenta de sua preferência. Os usuários podem entrar no relógio para trabalhar através de um navegador de desktop tradicional ou de um navegador móvel via Android ou iOS. Eles também podem discar para fazer o registro por voz ou enviar mensagens SMS para fazer o registro, por um extra de US $ 3 por usuário por mês. Como o VeriClock possui uma API (interface de programação de aplicativos) aberta, sua equipe de desenvolvimento pode criar o botão de entrada do VeriClock em qualquer outra ferramenta aberta de terceiros. Outros aplicativos em nosso resumo, como TSheets, Hubstaff e TimeSolv, também oferecem essa funcionalidade de API aberta.

Desde a nossa última revisão, o VeriClock adicionou vários recursos relacionados ao mapeamento. Agora você pode acompanhar a última posição conhecida de todos os funcionários com registro de entrada e a empresa simplificou sua visualização de mapa em escalas de zoom mais amplas para tornar a interface do usuário mais limpa. Além disso, o VeriClock aprimorou sua funcionalidade de alerta para rastrear se os funcionários acessavam os locais onde deveriam estar trabalhando.

A VeriClock também oferece cercas geográficas, um recurso que você também encontrará em softwares de rastreamento de tempo, como TSheets e Hubstaff. Ao deixar um raio geográfico especificado, você pode fazer o relógio automaticamente em um turno de trabalho. Além disso, você pode configurar a cerca geográfica do VeriClock para se autodestruir quando você atingir o tempo limite. Você pode fazer com que a VeriClock envie um aviso se você estiver prestes a deixar um raio da cerca geográfica e não conseguir sincronizar. Os gerentes podem receber um alerta se um funcionário for muito longe. Você pode usar uma escala para definir a distância da cerca geográfica. A vedação geográfica é um recurso útil que as pessoas podem usar para monitorar se estão dentro ou fora de um perímetro de um local como um escritório. Nos meus testes, definimos a escala para que as pessoas entrem ou saiam se estiverem a cerca de 1, 6 km de seu escritório (cerca de 5.289 pés).

A adição de tempo no VeriClock é bastante padrão. Para iniciar o rastreamento, selecionamos Clock In no canto superior direito, abaixo do meu nome. Em seguida, selecionamos o trabalho e selecionamos Clock In novamente. A interface do usuário é barebones e não um cronômetro sofisticado, como no TSheets, mas faz o trabalho. O TSheets disponibiliza um cronômetro o tempo todo, caso você decida acompanhar rapidamente o tempo de um projeto para outro. Gostaríamos de ver o VeriClock adicionar um cronômetro que mostra o segundo. No aplicativo móvel, você pode ver um cronômetro mostrando horas e minutos, mas não segundos.

Para inserir um horário passado, clique em Adicionar horário, selecione seu nome e selecione o nome do trabalho no qual você está fazendo o relógio. Depois, você seleciona os dias e as horas trabalhadas. O VeriClock facilita a edição de turnos, para que você possa adicionar ou subtrair a quantidade de tempo que um turno ocorre, caso cometa um erro.

Especificamente para administradores

O VeriClock possui opções de configuração robustas, principalmente no lado administrativo. Você pode criar contas para novos funcionários e definir suas senhas e horas de orçamento diário. O software possui configurações intuitivas, como adicionar e editar tempo, tempo de exibição e detalhes de tarefas e itens de serviço. A próxima etapa é adicionar trabalhos clicando em Adicionar trabalho. Adicionamos um orçamento para os vários projetos. Você pode definir orçamento de tempo integral, orçamento mensal, orçamento semanal, orçamento diário e orçamento da folha de pagamento. Você também pode especificar se o projeto está isento de horas extras. As opções para selecionar esses itens de orçamento se destacam entre os concorrentes, como TSheets e Hubstaff. Assim como no TSheets, você pode definir se um trabalho é pai ou filho. Um exemplo é a pintura do escritório do governo (pai) e (a pintura do prédio da Suprema Corte da cidade de XYZ quando criança). Mas quando adicionamos essa tarefa filho, o trabalho não apareceu na lista - apenas em um menu suspenso oculto. Além disso, a adição de tarefas no VeriClock envolvia um pouco de matemática, mas gostamos dos recursos totais do orçamento.

A guia Configurações fornece aos administradores uma variedade aparentemente infinita de opções e personalizações (certamente mais do que qualquer outra ferramenta de rastreamento de tempo de reprodução pura que analisamos). Nesta guia, você poderá gerenciar alertas, definir padrões de folha de pagamento, personalizar a exibição principal do painel, gerenciar o armazenamento de documentos e criar seus cartões de ponto para trabalhos específicos. Levaria muito tempo para quebrar cada personalização. Por isso, usaremos o restante desta seção para destacar as opções de personalização mais importantes e exclusivas.

Você pode definir se deseja que os códigos de tarefa sejam necessários em Configurações. Em Configurações> Extras, você também pode selecionar a quantidade de armazenamento que deseja. Notei que os códigos de serviço não estavam aparecendo porque estavam desativados nas configurações. Então, mudei para Opcional. Não está claro o que são códigos de serviço, mesmo que a empresa tenha explicado isso para nós. Em Básico, você pode optar por integrar-se ao QuickBooks, como o TSheets. O VeriClock também se integra ao Sage 50 Canada e Sage 50 US.

O VeriClock inclui uma configuração útil na qual você pode adicionar regras para alertas. Uma regra de não comparência, por exemplo, envia uma mensagem aos funcionários designados por email ou SMS se alguém não aparecer em um horário específico.

Ocorreu um problema ao adicionar uma configuração personalizada e achamos essa interface confusa. Observamos o campo no lado esquerdo em Campos personalizados, mas não conseguimos digitar nada lá. Tivemos que inseri-lo à direita em Configurações de campos.

Os administradores podem exigir que os usuários anexem fotos aos relógios antes e depois do início dos turnos. Isso é ideal para administradores que desejam medir a produção tanto quanto desejam acompanhar as horas trabalhadas. Por exemplo, se você estiver administrando um hotel e desejar que a equipe de serviço prove que eles possuem serviços, solicite que eles tirem uma foto antes e depois de cada quarto que eles atendem.

Além disso, e talvez o mais importante, o VeriClock permite adicionar quantos campos personalizados você desejar. Portanto, se você estiver mais preocupado com o número de quilômetros percorridos pelos caminhoneiros do que com o tempo que levaram para dirigir, poderá adicionar um campo que exige que eles insiram a quilometragem total à medida que saem do turno. Todos esses campos personalizados podem ser desativados para trabalhos aos quais não estão relacionados. Você encontrará esse nível de controle apenas em ferramentas mais avançadas, como Clarizen, TimeSolv Pro e TSheets.

A guia Trabalhos da VeriClock permite atribuir funcionários, bloquear funcionários e criar lotes mensais por dólares ou horas para cada trabalho. O painel permite que os administradores saibam onde estão os trabalhos em tempo real para entender os custos de mão-de-obra e evitar o excesso de funcionários. Você pode até alternar o sistema para impedir que os funcionários cronometram em um trabalho, se o seu orçamento tiver sido atingido.

O sistema oferece cinco alertas diferentes para os administradores ajudarem a garantir - em tempo quase real - que as tarefas estão sendo concluídas e que os orçamentos estão sendo respeitados. Se alguém estiver prestes a fazer hora extra, os administradores receberão um email ou uma mensagem de texto informando. Você pode monitorar funcionários específicos para ver se e quando eles entram ou saem via notificação. O alerta Time Guard protege contra funcionários que esquecem de marcar o relógio no final do dia, e o alerta No Show permite que os gerentes vejam quem não apareceu e a tarefa à qual foram designados. Os alertas de custo do trabalho avisam quando você está perto de exceder o orçamento de um trabalho específico.

Monitoramento de funcionários

O VeriClock também possui uma funcionalidade sólida de monitoramento de funcionários. Como a maioria das ferramentas que analisei, você pode restringir as entradas de determinados endereços IP, o que é ideal para escritórios em locais fixos que não desejam que as pessoas façam check-in em casa. Você também pode sinalizar entradas para ver onde alguém efetuou login no sistema. Essa é uma função de monitoramento de funcionários muito mais civilizada do que a encontrada em ferramentas como Hubstaff e Time Doctor, ambas oferecendo ferramentas de monitoramento no estilo Big Brother que permitem ver as páginas da Web visitadas, os aplicativos usados ​​e a atividade do mouse para todos. funcionários ativos. Além disso, o VeriClock rastreia o GPS para entradas de relógio de smartphone, que é um recurso padrão do setor. Com essa função, você verá onde os funcionários estavam durante os turnos, uma função importante para quem administra empresas de transporte, por exemplo.

O VeriClock também possui três níveis de permissão diferentes: administrador, gerente e funcionário. Isso é importante para manter controles de dados e privacidade quando se trata de monitoramento de funcionários. Por exemplo, na guia Configurações, você pode agrupar funcionários sob a supervisão de um gerente específico, para que o gerente possa ver apenas os dados de sua própria equipe no painel do VeriClock. Outro recurso interessante é a capacidade de fazer o upload em lote de funcionários por meio do seu software de contabilidade. O VeriClock se integra ao Intuit QuickBooks, Sage e outros.

Os recursos de monitoramento de funcionários da ferramenta são divididos principalmente em coleta de dados em tempo real, verificação de localização, notas e fotos, campos de dados personalizados, alertas e relatórios. O que a VeriClock faz melhor, no entanto, é o rastreamento de hora e local.

Na página Atividade, na guia Hora do painel, é possível ver todos os relógios dos funcionários em tempo real. Você pode ver onde os funcionários estão, com base na útil legenda Icon (um ícone de laptop para uma entrada na Web e um ícone de globo para uma entrada para smartphone). Você pode rastrear a localização dos funcionários por endereço IP ou GPS. Você pode clicar em Local para ver uma mapa de onde os funcionários estão a um diâmetro de 21 metros. O VeriClock também permite bloquear os endereços IP do relógio usando as opções Regras de acesso ao relógio em Configurações. Aqui, você pode colocar na lista branca ou na lista negra números de telefone e endereços IP específicos e adicionar regras específicas do trabalho.

Os setores de serviços da VeriClock, como limpeza, construção e paisagismo, podem definir regras específicas de acesso ou lista de permissões com base no trabalho de um funcionário. Nos smartphones, há também uma opção de rastreamento contínuo para monitorar a localização de um funcionário o tempo todo, embora isso consuma mais bateria e dados. Quando ativado, o VeriClock mostra uma trilha laranja na tela, para mostrar os movimentos de um funcionário.

Além disso, os funcionários podem anexar anotações e fotos aos seus registros de entrada e saída para obter dados adicionais de monitoramento. Por exemplo, um trabalhador pode fazer upload de um recibo de gás ou uma foto do local de trabalho para verificar se está no local designado. Para visualizar imagens ou notas de atividade, você pode executar uma pesquisa na guia Funcionários com um período. Há também vários alertas, incluindo um chamado TimerGuard, que envia uma notificação a um funcionário se ele esquecer de marcar o relógio após o turno terminar ou, se estiver em um dispositivo móvel, se a localização do GPS indicar que eles deixaram um local de trabalho.

Relatórios

Em termos de relatórios, a ferramenta oferece criação de relatórios bastante básica, mas personalizável, por meio de filtros e modelos personalizados. Na guia Relatórios, existem opções para executar relatórios para Folha de pagamento, Custo do trabalho, Horário do funcionário e Resumo do custo do funcionário. Você também pode clicar na guia Modelos para criar seus próprios. Os Filtros de modelo na seção Relatórios são complexos com configurações como "Usar configurações de arredondamento global" e "Usar configurações globais de dedução programada".

Nesta página, criamos um relatório de teste no qual poderíamos arrastar e soltar os vários campos desejados, como informações sobre funcionários e empregos, endereços IP e GPS e itens de orçamento e folha de pagamento. Esses últimos itens podem ser agrupados por funcionário, filtro de trabalho ou itens de serviço. Você pode gerar e exportar o relatório no formato de arquivo Microsoft Excel, CSV ou PDF e, em seguida, agendá-lo como um relatório recorrente ou simplesmente salvá-lo.

Em "Campos exibidos" e "Agrupar por", você clica na caixa dos campos que deseja. À direita de cada item, há um ícone de menu de hambúrguer, mas isso não serve para nada. Parece ser uma falha de design. Se as configurações não estiverem definidas, será exibido "Coluna Indisponível".

Um benefício do VeriClock é que você pode incluir o endereço IP nos relatórios. Esse recurso é útil para verificar se os funcionários realmente marcaram o ponto em que disseram. O último campo na página de configuração do relatório é "Filtros". Achamos que essa opção deve estar mais acima na página Configuração de relatórios, porque é aí que você obtém um pop-up para especificar os funcionários que serão incluídos no relatório. Em seguida, você pode gerar o relatório e agendar este relatório.

Depois que o relatório é gerado, você tem a opção de exportar nos formatos CSV, PDF, XLS e XLSV. Você também pode imprimir e salvar. Não é a visão mais emocionante de um relatório em comparação com o que você obterá nas TSheets ou em programas focados na empresa, como o Zoho Projects, mas é suficiente e fácil de seguir.

Não é um relatório oficial, mas em Tempo, você pode visualizar uma grade das leituras de tempo dos funcionários por um determinado período. Você pode exportar para PDF e Microsoft Excel. Há um ícone de pasta ao lado da conta administrativa, indicando que há um relatório disponível, mas esse seria um relatório dentro de um relatório, portanto é confuso. Ainda assim, gostamos do design dos ícones.

Por fim, o VeriClock possui campos personalizados para rastrear tipos adicionais de dados de monitoramento. Discutimos os campos personalizados na seção Admin desta revisão, mas eles são igualmente importantes para o monitoramento dos funcionários. Na guia Campos personalizados, em Configurações, um administrador ou gerente pode configurar um campo personalizado de texto, número ou data para os funcionários preencherem quando entrarem e sairem para acompanhar trabalhos mais detalhados.

No campo Número, por exemplo, você pode definir um campo opcional ou obrigatório, solicitando aos funcionários uma leitura do odômetro no início e no final de um turno, se o trabalho deles exigir condução. Você também pode criar um campo de múltipla escolha, por exemplo, para ajudar os funcionários a marcar uma lista de verificação de segurança ou tarefa se estiverem trabalhando em um canteiro de obras. Na totalidade, como no Hubstaff e no Time Doctor, o VeriClock é uma ferramenta de rastreamento de tempo de reprodução pura, com alguns recursos de monitoramento integrados.

Teste de aplicativos móveis

Ao fazer login no aplicativo móvel, você vê a tela de entrada imediatamente, o que é conveniente. O menu de hambúrguer de quatro linhas no canto superior esquerdo leva a um menu com todo o texto em branco sobre fundo preto. O design é um pouco chato, mas fácil de ler as opções do menu ao mesmo tempo. No menu de entrada no canto superior direito, você verá um ícone de GPS no aplicativo móvel. Ao clicar, você verá um mapa bonito com cores vivas em verde. O mapa (abaixo) mostra os locais de turno atual.

O menu abaixo do ícone de hambúrguer no canto superior esquerdo está bem organizado. Ao selecionar Grupos nesse menu, você obtém uma lista de seus funcionários com a opção de cronometrar ou diminuir a frequência. Esse é um recurso útil para os administradores ajudarem os funcionários que podem estar trabalhando e se esqueceram de marcar o horário ou estão trabalhando, mas não têm acesso ao telefone.

Achamos o aplicativo móvel simples de usar e em pé de igualdade com o das planilhas TS vencedoras da Hubstaff e da Editors 'Choice. Na verdade, a capacidade de registrar e registrar seus relatórios foi um recurso que parecia superior ao TSheets e Hubstaff.

Para visualizar uma conta de administrador e uma conta de funcionário ou adicionar várias contas no aplicativo móvel, clique no botão hambúrguer e, em seguida, em Gerenciar contas e Adicionar conta. Essa é uma maneira útil de fazer login em várias contas. A página Eventos no aplicativo móvel é direta.

Você pode ver um relatório semanal de turnos de trabalho para essa semana. Você pode clicar em cada turno para obter mais informações. Ao clicar no evento, você pode ver mais informações sobre esse turno, editar horas, alterar o nome do trabalho trabalhado naquela semana e adicionar anotações.

Embora gostássemos da interface móvel do VeriClock, o TSheets era um pouco mais robusto. Você pode visualizar a programação completa da semana dos membros de sua equipe, enquanto o VeriClock pode mostrar apenas o que está acontecendo naquela semana para um funcionário de cada vez. O TSheets tem uma exibição decente de folhas de ponto da semana. Você pode rolar para cima e para baixo para percorrer a lista. O Hubstaff possui o painel móvel mais bonito entre o TSheets e o VeriClock. Possui espaço para fotos ao lado de cada membro e pouca porcentagem de marcas trabalhadas no tempo ao lado de cada tarefa. O aplicativo móvel da VeriClock é meio monótono em comparação com os outros, mas é fácil de usar.

Uma ferramenta sólida com uma interface não inspirada

Existem três problemas principais com o VeriClock: Primeiro, a interface do usuário precisa ser aprimorada. Felizmente, o software não precisa ser bonito; ele precisa ser rico em recursos, uma qualidade que certamente pode ser atribuída ao VeriClock. Segundo, os usuários podem carregar apenas 1 gigabyte (GB) no sistema sem custo adicional (você pode obter incrementos adicionais de 10 GB de armazenamento por US $ 20 por mês). Pense na rapidez com que 1 GB de capacidade de armazenamento será consumido se você exigir que todos os usuários tirem fotos ao fazerem o trabalho. Isso é um pouco inconveniente, especialmente quando comparado a ferramentas como o TimeSolv Pro, que é uma ferramenta de gerenciamento de documentos e também uma ferramenta de rastreamento de tempo. Para referência: o TimeSolv Pro oferece a seus usuários uma quantidade ilimitada de armazenamento de documentos. Terceiro, você não pode agendar horários futuros. Este é um problema que imaginamos que o VeriClock resolverá em breve.

Se nenhum dos problemas anteriores for incômodo para você, você certamente deve levar o VeriClock para uma avaliação gratuita de 30 dias. É uma solução de rastreamento de tempo fácil de usar, bem planejada e rica em recursos que pode facilitar a vida de administradores e usuários.