Zipbooks revisão e classificação

Este é o segundo ano em que analisamos o ZipBooks, um aplicativo de contabilidade para pequenas empresas relativamente novo. O site expandiu-se rapidamente no ano passado, adicionando recursos como pagamento de contas, integração com o serviço de folha de pagamento Gusto, um novo aplicativo iOS e permissões de acesso de usuário baseadas em tarefas. O ZipBooks possui uma das interfaces de usuário mais fáceis de navegar entre as soluções de contabilidade para pequenas empresas e cerca de dois terços dos recursos oferecidos pelos melhores serviços. Você pode criar registros para contatos e itens, enviar faturas; e o serviço pode rastrear tempo, projetos e tarefas. Infelizmente, faltam alguns recursos que os sites concorrentes oferecem, como registros de contatos robustos, uma biblioteca de complementos integrados e rastreamento de inventário.

Preços e Planos

Os preços do ZipBooks podem torná-lo atraente para proprietários únicos ou microempresas. Uma versão gratuita para iniciantes permite contatos e faturamento ilimitados, um feed bancário e gerenciamento de receitas e despesas. A camada que analisamos, mais inteligente (US $ 15 por mês), adiciona ferramentas como controle de tempo, registros de itens, colaboração de equipe, pagamento de contas e conexões bancárias ilimitadas. O plano sofisticado (US $ 35 por mês) adiciona marcação, reconciliação de conta, compartilhamento de documentos e relatórios avançados. Por US $ 125 por mês, a ZipBooks fornece um contador pessoal que cria relatórios mensais, faz algumas análises de economia de impostos e faz recomendações. Há uma avaliação gratuita de 30 dias em todas as versões pagas.

Ajuda Precisa de Ajuda

O ZipBooks oferece ajuda mínima à configuração on-line, mas nenhum concorrente além do Sage Business Cloud Accounting é muito forte nesse sentido. Após uma breve introdução a cada seção, você entra e começa a explorar. De fato, o site realmente não tem nenhum suporte, exceto uma caixa de bate-papo, que alegava que as perguntas são respondidas em cerca de cinco minutos. Na primeira tentativa, esperamos 35 minutos sem que o nosso fosse visto e tivemos que fechar a caixa de bate-papo para fazer outra coisa, mas obtivemos uma resposta completa muito mais rapidamente em um horário diferente do dia.

Uma palavra sobre a função de suporte por bate-papo aqui: ficamos surpresos ao saber, quando solicitamos ajuda, que o representante já sabia que havíamos entrado no mesmo contato quatro vezes. Os contatos não são designados como clientes ou fornecedores até você pagar uma fatura ou receber o pagamento em uma fatura; são apenas contatos genéricos, o que é uma maneira incomum e confusa de lidar com isso. O ZipBooks permite que seus representantes de suporte ao cliente acessem informações limitadas para tornar as sessões de bate-papo mais eficazes e rápidas.

Um representante pode saber, por exemplo, que você criou um registro ou fatura de cliente ou importou 100 transações. Essa política acelerou nossa sessão de suporte, mas é um pouco surpreendente saber que o representante sabia algo sobre o arquivo de nossa empresa. Um representante da empresa explicou que isso é permitido pela política de privacidade e que não há detalhes financeiros específicos disponíveis para apoiar a equipe. Seria útil se o ZipBooks explicitasse isso em algum lugar do próprio site, talvez em Configurações. Billy, por outro lado, exige que você marque uma caixa para permitir acesso pela equipe de suporte para solução de problemas.

Há um pequeno KnowledgeBase no site da empresa, mas não há link para ele no site após o login. O ZipBooks é fácil de usar, mas nenhum site financeiro - especialmente um voltado para empresas - deve estar sem várias opções de ajuda. O Zoho Books, por exemplo, oferece muitas, incluindo ajuda por telefone, bate-papo e e-mail, além de documentação on-line robusta.

Configurações e perfis públicos

Todo site de contabilidade possui uma seção Configurações que permite adaptar a solução às necessidades da sua empresa. O ZipBooks é bom nesse sentido, solicitando informações que outros não (estrutura comercial e receita anual, por exemplo), mas não são tão detalhadas quanto o Zoho Books. Você pode criar o perfil da sua organização; configurar um processador de pagamento (quatro são oferecidos); adicione membros da equipe e atribua permissões por tipo de tarefa (nova flexibilidade aqui); anexar documentos; e estabeleça Preferências (tipo de moeda, termos padrão, texto de mensagem de e-mail padrão e muito mais).

O ZipBooks oferece um recurso incomum que você encontrará ao percorrer as telas Configurações: Perfis públicos. Estes são mini-sites criados para você usando dados e gráficos que você fornece. Esta ferramenta é totalmente gratuita e totalmente opcional; simplesmente fornece outra maneira de expandir sua presença online. Nenhum concorrente que analisamos oferece algo semelhante.

Painel e a experiência do usuário

A home page do ZipBooks - seu painel - é aberta em um gráfico que ilustra as receitas, despesas e lucros ou perdas da sua empresa nos últimos 12 meses. Ele também exibe gráficos e números adicionais para tempo rastreado, vendas por cliente, receita mensal e despesas. Ele atribui a você uma Business Health Score com base em uma análise de suas finanças. Essa é uma excelente coleção de dados financeiros da sua empresa, mas não há lembretes de tarefas como as que você encontra no Xero.

O ZipBooks faz uso eficaz de cores, gráficos e layout de tela; a experiência geral do usuário é muito boa. E como seu conjunto de recursos ainda é jovem (embora tenha crescido no ano passado), a navegação é muito fácil. O site possui duas barras de ferramentas. Um painel vertical à esquerda contém links para as principais áreas de aplicativos: Faturas, Transações, Relatórios, Contatos, Rastreamento e dois novos: Folha de Pagamento (Gusto) e Crescimento. Este último é um recurso novo e exclusivo. O ZipBooks ajuda você a incentivar seus usuários a revisar seus negócios e, em seguida, coloca o conteúdo deles no Facebook, Yelp e Google, depois informando sobre seu progresso. É uma opção interessante, mas começa em US $ 49 por mês.

Quatro ícones na parte superior da tela duplicam algumas das opções de menu, mas também há o botão Mais. Clique aqui e uma série de painéis cairá em uma janela, duplicando a barra de ferramentas à esquerda, mas dividindo cada área em tarefas individuais. Muitos sites fazem a mesma coisa, fornecendo várias maneiras de acessar as mesmas telas. Quando estiver em uma página de tarefas, use as mesmas convenções a que está acostumado, como botões, listas suspensas e campos em branco. Parabéns ao ZipBooks por exibir um aviso quando você estiver prestes a sair de uma tela inacabada sem concluir ou salvá-la. Nem todo serviço faz isso.

Criando registros

O ZipBooks ainda é jovem, mas começou bem no fornecimento de modelos de registros de contato para clientes e fornecedores. Depois de inserir os detalhes básicos do contato, o registro concluído exibe os totais atuais de receitas e despesas, bem como uma lista de faturas recentes, estimativas e perfis recorrentes. A Zoho Books, no entanto, inclui mais informações em seus registros de contato, como um gráfico de renda, um histórico completo de atividades, um extrato do cliente e uma lista de trocas de e-mail.

O recurso Registros de itens também ilustra a juventude dos ZipBooks, embora os registros rastreiem mais dados do que há um ano atrás. Você pode inserir o básico, como nome, descrição, preço, SKU e categoria. Se você comprar itens e revendê-los, não poderá inserir um preço e uma conta de compra. E você não pode acompanhar seus níveis de inventário. O Intuit QuickBooks Online Plus e o Xero oferecem todos esses recursos.

Transações e Faturamento

Todos os sites de contabilidade para pequenas empresas que testamos, incluindo ZipBooks, suportam conexões on-line com instituições financeiras. Você insere as credenciais de login do site do seu banco e o ZipBooks recebe as transações que foram limpas desde a sua última importação. Como seus concorrentes, o ZipBooks o incentiva a categorizar essas transações, necessárias para relatórios significativos e preparação de impostos. As categorias padrão são incorporadas, mas podem ser editadas. Como muitos concorrentes, o site faz palpites sobre como algumas transações devem ser categorizadas. O ZipBooks também suporta reconciliação de contas online.

As operações de fatura e estimativa são razoavelmente padrão, embora o ZipBooks tenha algumas peculiaridades. Depois de selecionar um cliente da lista fornecida, verificar a data e o número da fatura e inserir um número do pedido de compra, se necessário, você deverá inserir manualmente uma data de vencimento, mesmo que tenha estabelecido um em Configurações. O corpo do formulário é dividido em tarefas e vendas de itens (a maioria dos sites os combina). Você também pode fornecer tempo e despesas que precisam ser cobrados do cliente atual. Depois de selecionar um item dos registros de produto e serviço criados, você insere a taxa e as horas ou o preço e a quantidade. Infelizmente, o ZipBooks não controla as quantidades de estoque - não é tão sofisticado quanto o Zoho Books em termos de rastreamento de estoque.

Não há campo no formulário da fatura para imposto sobre vendas e nenhuma ferramenta de configurações para esse custo, mas se você clicar no ícone de roda dentada no final de cada linha, poderá criar e editar itens de imposto na janela que desliza para fora do lado direito de a tela. Você pode adicionar um imposto sobre vendas e um desconto, se desejar. O Sage Business Cloud Accounting não apenas fornece um campo para imposto sobre vendas, mas também insere as taxas de imposto apropriadas para cada região geográfica.

O ZipBooks registra tudo e deposita o total devido na parte inferior. Você pode salvar a fatura ou finalizá-la para enviar na janela do lado direito; o último envolve verificar o endereço de e-mail e a mensagem e anexar a fatura como PDF ou outro formato de arquivo. O ZipBooks suporta transações recorrentes e lembretes de clientes. Também oferece um gateway de pagamento (a um custo adicional), para que seus clientes possam pagar faturas com cartão de crédito.

Você também pode inserir e pagar contas agora no ZipBooks. Depois de criar um ou mais, eles aparecem em uma lista que pode ser visualizada por status (Aberto, Vencido, Parcial e assim por diante).

Rastreamento, relatórios e aplicativos

ZipBooks oferece rastreamento de tempo e projetos. Ele não permite acompanhar os custos por projeto, como o Kashoo, mas você pode criar um projeto especificando seu nome, contato, método de cobrança, taxa horária, orçamento e membros da equipe. Você pode inserir a hora manualmente ou usar o cronômetro do site e atribuir horas trabalhadas a usuários, contatos e projetos. Tudo isso pode ser designado como faturável. O ZipBooks também vem com a capacidade de marcar transações, contatos e projetos.

O site adicionou vários novos relatórios desde a última revisão. Além de relatórios financeiros padrão, como Demonstração de resultados e Balanço, oferece várias opções em quatro categorias: Vendas, Equipe e rastreamento, Contabilidade e impostos e Despesas. A personalização é mínima, mas adequada, considerando o escopo geral do ZipBooks.

O aplicativo para iOS do ZipBooks (ainda não existe um aplicativo para Android) é muito bom. Você pode adicionar e visualizar registros, estimativas e faturas de clientes e tempos / projetos. Há um painel e um link de email para obter ajuda. Sua lista de transações bancárias aparece aqui e você pode adicionar despesas inserindo manualmente os detalhes ou tirando uma foto do recibo. Você não pode fazer tudo o que pode no site, como executar relatórios, mas o aplicativo fornece grande parte da funcionalidade necessária quando você está fora do escritório.

Progredindo, com espaço para crescer

Os ZipBooks subiram em nossas classificações este ano; agora é um site de três estrelas. As camadas gratuitas ou mais inteligentes do site podem ser boas escolhas para uma empresa muito pequena, baseada em serviços, dadas as suas capacidades de usabilidade e rastreamento. Mas por US $ 35 por mês, o Plano Sofisticado ainda fica aquém do que alguns concorrentes com o mesmo preço oferecem. Para competir com as soluções de contabilidade de entrada dupla mais avançadas que analisamos, seria necessário adicionar vários recursos, incluindo complementos mais integrados, registros mais detalhados de contatos e itens, rastreamento de inventário real, melhor automação de impostos sobre vendas, um aplicativo Android e um sistema de suporte expandido.

O QuickBooks Online, a escolha dos editores deste ano, tem todos esses atributos e muito mais. É um pouco mais difícil de usar devido a essa complexidade, mas seu serviço de assinatura em três níveis, aplicativo móvel excepcional e centenas de complementos tornam possível começar pequeno e expandir à medida que sua empresa cresce.